Call center ảo là gì? Lý do doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài ảo

Trong thời đại công nghệ hiện đại, việc duy trì một hệ thống Call Center truyền thống không chỉ tốn kém mà còn đòi hỏi sự quản lý và triển khai phức tạp. Tuy nhiên, với sự phát triển của các công nghệ mới, ngày nay đã có sự xuất hiện của một giải pháp đột phá – Call center ảo. Giải pháp này vừa tiết kiệm hơn lại vừa tối ưu hơn ở mọi mặt. Thông tin chi tiết tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Call center ảo là gì?

Call Center ảo là một hệ thống trung gian hoạt động trực tuyến, cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khách hàng thông qua internet. Thay vì sử dụng hệ thống Call Center truyền thống với một văn phòng vật lý và đội ngũ nhân viên cố định, Call Center ảo cho phép doanh nghiệp sử dụng một đội ngũ nhân viên từ xa, làm việc từ bất kỳ đâu trên thế giới thông qua kết nối internet.

Công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol) là một trong những công nghệ cốt lõi của Call Center ảo, cho phép truyền tải âm thanh và thông tin giọng nói qua internet. Ngoài ra, các công nghệ trực tuyến khác như hội thoại video, chat trực tiếp và email cũng được sử dụng để tương tác với khách hàng. Điều này giúp tạo ra một kênh giao tiếp đa dạng và linh hoạt, cho phép doanh nghiệp tương tác với khách hàng 24/7 mà không bị ràng buộc bởi múi giờ hoạt động hay vị trí địa lý.

Tìm hiểu thêm: tổng đài viettel 1800

2. Cách hoạt động của call center ảo

Call center ảo tạo ra mô hình giao tiếp và kết nối giữa khách hàng – trung tâm xử lý – nhân viên. Quy trình được mô tả như sau

2.1. Kết nối internet

 Để hoạt động, Call Center ảo yêu cầu một kết nối internet ổn định và đủ băng thông để truyền tải dữ liệu âm thanh, video và tin nhắn giữa doanh nghiệp và khách hàng.

2.2. Điều phối cuộc gọi

Khi khách hàng gọi đến hoặc liên hệ qua các kênh trực tuyến như chat hoặc email, hệ thống Call Center ảo sẽ điều phối cuộc gọi đến đội ngũ nhân viên từ xa. Điều này có thể được thực hiện thông qua các quy tắc tự động hoặc thông qua người điều phối cuộc gọi.

2.3. Giao tiếp trực tuyến

Các cuộc gọi hoặc tương tác qua chat hoặc email sẽ được chuyển đến nhân viên từ xa thông qua kết nối internet. Nhân viên sẽ sử dụng các công cụ trực tuyến như phần mềm VoIP, hội thoại video và giao diện chat để tương tác với khách hàng.

2.4. Xử lý yêu cầu

 Nhân viên Call Center ảo sẽ tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng và cung cấp hỗ trợ, giải đáp câu hỏi, xử lý các vấn đề hoặc chuyển tiếp yêu cầu đến các bộ phận liên quan nếu cần thiết. Các yêu cầu có thể liên quan đến thông tin sản phẩm, dịch vụ, đặt hàng, hướng dẫn sử dụng, xử lý khiếu nại, và nhiều hơn nữa.

Tham khảo thêm: Đầu số 1800

3. Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng call center ảo

Sử dụng Call Center ảo mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích quan trọng. Dưới đây là một số lợi ích chính khi doanh nghiệp sử dụng Call Center ảo:

3.1. Tiết kiệm chi phí

Sử dụng Call Center ảo giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí đầu tư ban đầu, như không cần phải mua các trang thiết bị phức tạp, thuê mặt bằng văn phòng và tiết kiệm chi phí duy trì hạ tầng. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần trả lương cho nhân viên từ xa và chi phí hoạt động hằng ngày.

3.2. Linh hoạt về địa điểm

Với Call Center ảo, doanh nghiệp có thể thuê nhân viên từ xa làm việc từ bất kỳ đâu trên thế giới, không bị ràng buộc bởi địa lý. Điều này cho phép tận dụng tài năng và sự đa dạng văn hóa của nhân viên, cũng như mở rộng phạm vi tuyển dụng.

3.3. Mở rộng giờ làm việc

Call Center ảo cho phép doanh nghiệp tương tác với khách hàng 24/7, không bị giới hạn bởi múi giờ làm việc. Điều này cung cấp sự linh hoạt và tiện lợi cho khách hàng trên toàn cầu, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh toàn cầu ngày nay.

3.4. Tăng cường trải nghiệm khách hàng

Call Center ảo cung cấp các kênh tương tác đa dạng như cuộc gọi, chat, video và email, giúp khách hàng có nhiều lựa chọn và tận hưởng trải nghiệm tương tác mượt mà. Khả năng kết nối vượt trội giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường mối quan hệ với khách hàng.

3.5. Quản lý dễ dàng

Call Center ảo cung cấp các công cụ quản lý và giám sát hiệu suất làm việc của nhân viên từ xa. Doanh nghiệp có thể theo dõi số lượng cuộc gọi, thời gian phục vụ, độ hài lòng của khách hàng và các chỉ số khác. Điều này giúp đánh giá và cải tiến quy trình làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn.

3.6. Tăng cường độ tin cậy

Sử dụng Call Center ảo giúp tăng cường độ tin cậy của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Với một hệ thống Call Center ảo chất lượng, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mọi cuộc gọi và tương tác khách hàng sẽ được xử lý chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Qua việc đưa ra các tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ, đào tạo nhân viên từ xa và sử dụng công nghệ tiên tiến, Call Center ảo giúp tạo dựng lòng tin và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong việc hỗ trợ và phục vụ khách hàng.

3.7. Mở rộng quy mô và khả năng phục vụ

Với Call Center ảo, doanh nghiệp có khả năng mở rộng quy mô dịch vụ khách hàng một cách nhanh chóng và linh hoạt. Thay vì phải đầu tư vào mở rộng hệ thống vật lý, doanh nghiệp có thể dễ dàng tăng số lượng nhân viên từ xa khi nhu cầu tăng cao. Điều này giúp đáp ứng được nhu cầu phục vụ khách hàng tăng lên mà không gặp khó khăn về khả năng hạn chế của hệ thống truyền thống.

3.8. Tối ưu hóa quy trình làm việc

Call Center ảo cung cấp các công nghệ và công cụ quản lý tương tác khách hàng tiên tiến. Doanh nghiệp có thể tận dụng các tính năng tự động hóa, quy tắc điều phối thông minh và báo cáo phân tích để tối ưu hóa quy trình làm việc. Điều này giúp cải thiện hiệu suất và hiệu quả của nhân viên, giảm thời gian xử lý yêu cầu và tăng cường chất lượng dịch vụ.

3.9.Tạo sự chuyên nghiệp và đồng nhất

Call Center ảo cho phép doanh nghiệp xác định và áp dụng tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ đồng nhất cho tất cả các cuộc gọi và tương tác khách hàng. Các quy tắc và quy trình được thiết lập để đảm bảo rằng nhân viên từ xa tuân thủ và cung cấp một trải nghiệm chuyên nghiệp và nhất quán cho khách hàng.

3.10. Tăng cường khả năng thích ứng và khủng hoảng

Với Call Center ảo, doanh nghiệp có khả năng dễ dàng thích ứng với các tình huống khẩn cấp, tình huống khó khăn hoặc các biến đổi không đột ngột trong yêu cầu khách hàng. Nhờ vào khả năng kết nối linh hoạt và đội ngũ nhân viên từ xa, doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động và cung cấp dịch vụ liên tục, ngay cả trong tình huống khẩn cấp hoặc khủng hoảng.

Tìm hiểu thêm: Đăng ký tổng đài 1900

4. Dịch vụ call center ảo Mphone

Mphone – Giải pháp Call Center ảo đáng tin cậy cho doanh nghiệp của bạn!

Với Mphone, bạn sẽ tận hưởng những lợi ích đáng kể. Đầu tiên, dịch vụ Call Center ảo của chúng tôi giúp bạn tiết kiệm chi phí đáng kể. Thay vì đầu tư vào hệ thống phức tạp và duy trì một đội ngũ nhân viên tại văn phòng, bạn chỉ cần trả lương cho nhân viên từ xa và chi phí hoạt động hằng ngày. Điều này giúp bạn tối ưu hóa nguồn lực tài chính và tập trung vào những hoạt động quan trọng khác của doanh nghiệp.

Không chỉ tiết kiệm chi phí, Mphone còn mang đến sự linh hoạt vượt trội. Với hệ thống Call Center ảo của chúng tôi, bạn có thể thuê nhân viên từ xa làm việc từ bất kỳ đâu trên thế giới. Điều này cho phép bạn tận dụng tài năng đa quốc gia, mở rộng phạm vi tuyển dụng và cung cấp dịch vụ khách hàng liên tục trên toàn cầu.

Mphone cung cấp các công nghệ tiên tiến nhất để đảm bảo quy trình làm việc suôn sẻ và hiệu quả. Chúng tôi tích hợp các tính năng như cuộc gọi, chat, video và email để khách hàng của bạn có nhiều lựa chọn tương tác. Đồng thời, chúng tôi cũng cung cấp các công cụ quản lý và báo cáo để bạn có thể theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên từ xa.

Với Mphone, bạn có thể tăng cường độ tin cậy trong mắt khách hàng. Hệ thống Call Center ảo chất lượng của chúng tôi đảm bảo mọi cuộc gọi và tương tác khách hàng được xử lý chuyên nghiệp và đáng tin cậy

Chúng tôi cam kết áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ cao nhất, đào tạo nhân viên từ xa chuyên nghiệp và sử dụng công nghệ tiên tiến để đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng được giải quyết một cách chính xác và nhanh chóng. Với Mphone, bạn có thể yên tâm rằng doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được sự chăm sóc tận tâm và chuyên nghiệp từ đội ngũ nhân viên từ xa của chúng tôi.

Để nhận tư vấn miễn phí về dịch vụ Call center ảo, liên hệ: 1900 99 9900

5. Bảng giá Call center ảo

Xem thêm: thuê đầu số 1900 vnpt

6. Lời kết

Tóm lại, call center ảo tối ưu hơn tổng đài dịch vụ truyền thống về mọi mặt. Trên đây là tất cả thông tin về call center ảo là gì? lợi ích của call center cũng như dịch vụ call center ảo mà Mphone muốn giới thiệu với khách hàng. Để nhận tư vấn chi tiết về các giải pháp tổng đài, khách hàng liên hệ: 1900 99 9900