Phần mềm tổng đài ảo TỐI ƯU NHẤT cho mọi doanh nghiệp

Cập nhật 09/04/2024 | 19:33

Phần mềm tổng đài ảo tiện ích hơn 50% so với tổng đài truyền thống. Nó tiết kiệm hơn, linh hoạt hơn, chi phí đầu tư rẻ hơn và không bị giới hạn bởi không gian và thời gian để chăm sóc khách hàng. Chi tiết về phần mềm tổng đài ảo sẽ được trình bày trong bài viết sau.

1. Phần mềm tổng đài ảo là gì?

Phần mềm tổng đài ảo, còn được gọi là phần mềm tổng đài điện thoại ảo, là một ứng dụng hoặc hệ thống phần mềm được sử dụng để quản lý và xử lý cuộc gọi điện thoại trong một tổng đài hoặc trung tâm dịch vụ khách hàng. Nó cung cấp các tính năng và chức năng giúp tổ chức hoặc doanh nghiệp quản lý cuộc gọi, cung cấp dịch vụ khách hàng và tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên tổng đài. Phần mềm tổng đài ảo được lưu trữ bằng công nghệ điện toán đám mây.

Phần mềm tổng đài ảo thường bao gồm các tính năng như:

  • Quản lý cuộc gọi: Ghi lại và phân loại cuộc gọi, định tuyến cuộc gọi đến các nhân viên phù hợp, tự động chuyển cuộc gọi và xếp hàng chờ.
  • Ghi âm cuộc gọi: Cho phép ghi âm cuộc gọi để phục vụ việc xác thực, đánh giá chất lượng dịch vụ và huấn luyện nhân viên.
  • Tích hợp CRM: Kết hợp với hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) để cung cấp thông tin khách hàng và lịch sử tương tác trong khi xử lý cuộc gọi.
  • Tích hợp với công nghệ khác: Liên kết với các công nghệ khác như hệ thống quản lý khách hàng (CMS), email, chat trực tuyến và tích hợp các dịch vụ điện thoại như gọi lại và ghi danh.
  • Báo cáo và phân tích: Cung cấp báo cáo tổng quan về hoạt động tổng đài, thời gian chờ, thời gian xử lý cuộc gọi và hiệu suất của nhân viên.

Phần mềm tổng đài ảo giúp tăng cường hiệu quả và linh hoạt trong quản lý cuộc gọi điện thoại, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng cường khả năng tương tác giữa tổ chức và khách hàng.

Xem thêm: Tổng đài 1900

2. So sánh phần mềm tổng đài ảo với hệ thống tổng đài truyền thống

Dưới đây là một bảng so sánh khách quan về các mặt khác nhau giữa phần mềm tổng đài ảo và tổng đài truyền thống.

 

Phần mềm tổng đài ảo

Tổng đài truyền thống

Cài đặt và triển khai

Đơn giản và linh hoạt

Phức tạp và yêu cầu cài đặt phần cứng

Chi phí

Thường có chi phí ban đầu thấp hơn

Yêu cầu đầu tư lớn vào phần cứng và cài đặt

Quản lý

Dễ dàng cấu hình và quản lý qua giao diện trực quan

Đòi hỏi kỹ thuật viên đặc biệt để quản lý và bảo trì

Tích hợp

Dễ dàng tích hợp với hệ thống CRM và công nghệ khác

Tích hợp khó khăn và yêu cầu nhiều công việc kỹ thuật

Linh hoạt

Cung cấp tính năng mở rộng, linh hoạt thay đổi theo nhu cầu

Hạn chế trong việc thay đổi hoặc nâng cấp tính năng

Tiện ích

Cung cấp tính năng ghi âm, phân tích, báo cáo và tích hợp dịch vụ khách hàng

Hạn chế tính năng và khả năng tương tác với khách hàng

Tiết kiệm thời gian

Tự động chuyển cuộc gọi, xếp hàng chờ và định tuyến

Yêu cầu thời gian và công sức trong việc xử lý cuộc gọi

Từ bảng so sánh trên chúng ta có thể nhận thấy nhiều ưu điểm và lợi thế của phần mềm tổng đài ảo như sau:

Chi phí ban đầu thấp: Phần mềm tổng đài ảo thường không yêu cầu đầu tư lớn vào phần cứng, do đó, chi phí ban đầu thường thấp hơn so với tổng đài truyền thống.

  • Dễ dàng cài đặt và quản lý: Phần mềm tổng đài ảo có giao diện trực quan, cho phép dễ dàng cấu hình và quản lý hệ thống. Không cần sự can thiệp của kỹ thuật viên đặc biệt.
  • Tích hợp dễ dàng: Phần mềm tổng đài ảo có khả năng tích hợp với các hệ thống CRM và công nghệ khác một cách dễ dàng. Điều này cho phép dữ liệu khách hàng và lịch sử tương tác được liên kết và sử dụng một cách hiệu quả trong quá trình xử lý cuộc gọi.
  • Linh hoạt và mở rộng: Phần mềm tổng đài ảo cung cấp tính năng mở rộng, cho phép tùy chỉnh và thay đổi hệ thống theo nhu cầu của doanh nghiệp. Nó có khả năng linh hoạt thích ứng với sự thay đổi và mở rộng của doanh nghiệp.
  • Tiện ích và tính năng nâng cao: Phần mềm tổng đài ảo cung cấp nhiều tính năng tiện ích như ghi âm cuộc gọi, phân tích dữ liệu, báo cáo hiệu suất và tích hợp các dịch vụ khách hàng khác như chat trực tuyến và email. Điều này giúp nâng cao hiệu quả làm việc và tương tác với khách hàng.
  • Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất: Phần mềm tổng đài ảo tự động xử lý việc chuyển cuộc gọi, xếp hàng chờ và định tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Nó cũng cung cấp công cụ phân tích dữ liệu để giúp tổ chức đánh giá và cải thiện hiệu quả hoạt động tổng đài.

Tham khảo thêm: Đầu số 1800

3. Phần mềm tổng đài ảo Mphone

Phần mềm tổng đài ảo Mphone tương thích và dễ dàng sử dụng trên nhiều thiết bị điện tử khác nhau. Nó phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp để giải quyết vấn đề gọi điện thoại trong môi trường doanh nghiệp. Phần mềm sở hữu nhiều tính năng và điểm nổi bật như sau.

3.1. Tính năng định tuyến thông minh

Mphone có khả năng tự động xác định và định tuyến cuộc gọi đến nhân viên phù hợp nhất dựa trên quy tắc và tiêu chí được định trước. Điều này giúp tối ưu hóa việc phân chia công việc và đảm bảo cuộc gọi được chuyển đến người có chuyên môn phù hợp.

3.2. Quản lý cuộc gọi đa kênh

Mphone hỗ trợ quản lý cuộc gọi đa kênh, bao gồm điện thoại, email, chat và các kênh tương tác khác. Người dùng có thể xem và quản lý tất cả các cuộc gọi và tương tác từ một giao diện duy nhất, giúp tăng cường hiệu suất làm việc và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

3.3. Tích hợp CRM và thông tin khách hàng

Mphone tích hợp với các hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) và cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng khi xử lý cuộc gọi. Nhân viên tổng đài có thể truy cập các thông tin khách hàng quan trọng và lịch sử tương tác, giúp tăng cường khả năng phục vụ và cung cấp dịch vụ cá nhân hóa.

3.4. Ghi âm cuộc gọi và phân tích dữ liệu

Mphone cho phép ghi âm cuộc gọi để phục vụ việc xác thực, đánh giá chất lượng dịch vụ và huấn luyện nhân viên. Ngoài ra, phần mềm cung cấp công cụ phân tích dữ liệu để xem xét các chỉ số hiệu suất, thời gian xử lý và đánh giá chất lượng dịch vụ.

3.5. Giao diện người dùng thân thiện

Mphone có một giao diện người dùng trực quan, dễ sử dụng và dễ tùy chỉnh. Giao diện người dùng của Mphone được thiết kế để đơn giản hóa quá trình quản lý và điều hướng cuộc gọi. Người dùng có thể dễ dàng xem thông tin cuộc gọi, tìm kiếm khách hàng, ghi chú và thực hiện các tác vụ quản lý khác một cách thuận tiện.

3.6. Tính linh hoạt và mở rộng

Mphone cho phép tùy chỉnh và mở rộng hệ thống theo nhu cầu của doanh nghiệp. Nó hỗ trợ tích hợp các tính năng bổ sung và các ứng dụng phụ trợ, như tích hợp IVR (Interactive Voice Response), tích hợp CTI (Computer Telephony Integration) và tích hợp chatbot. Điều này giúp đáp ứng các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp và tăng cường khả năng tương tác với khách hàng.

Tìm hiểu thêm: Đầu số máy bàn

4. Top 25 phần mềm tổng đài ảo hiện nay

Dưới đây là danh sách các phần mềm tổng đài ảo nổi bật trên thị trường hiện nay.

  1. Twilio Flex
    • Ưu điểm: Đa nền tảng, linh hoạt và tùy chỉnh cao.
    • Nhược điểm: Cần kiến thức kỹ thuật để cấu hình và triển khai.
  2. 8×8 X Series
    • Ưu điểm: Tích hợp nhiều kênh liên lạc và tính năng hội nghị video.
    • Nhược điểm: Giao diện người dùng có thể phức tạp đối với người dùng mới.
  3. RingCentral
    • Ưu điểm: Tích hợp dễ dàng với các ứng dụng và công nghệ khác.
    • Nhược điểm: Giá cả có thể cao đối với các tính năng cao cấp.
  4. Avaya Cloud Office
    • Ưu điểm: Hỗ trợ tích hợp với các thiết bị VoIP và các ứng dụng doanh nghiệp.
    • Nhược điểm: Giao diện người dùng không thân thiện cho người dùng không chuyên.
  5. Cisco Webex
    • Ưu điểm: Tích hợp hội nghị video, chia sẻ màn hình và các tính năng tương tác.
    • Nhược điểm: Đòi hỏi băng thông mạng cao và phần cứng hỗ trợ mạnh.
  6. Genesys Cloud
    • Ưu điểm: Quản lý tương tác khách hàng toàn diện và tích hợp mạnh mẽ.
    • Nhược điểm: Cần thời gian và kiến thức để triển khai và cấu hình.
  7. Zendesk Talk
    • Ưu điểm: Tích hợp dễ dàng với hệ thống quản lý dịch vụ khách hàng Zendesk.
    • Nhược điểm: Tính năng hạn chế so với các phần mềm tổng đài độc lập.
  8. Aircall
    • Ưu điểm: Dễ sử dụng và triển khai nhanh chóng.
    • Nhược điểm: Giới hạn tính năng so với các phần mềm tổng đài mạnh mẽ hơn.
  9. Freshcaller
    • Ưu điểm: Dễ sử dụng, tích hợp dễ dàng với các ứng dụng doanh nghiệp.
    • Nhược điểm: Các tính năng bổ sung có thể yếu so với các đối thủ cạnh tranh.
  10. Jive
    • Ưu Điểm: Đa chức năng, cung cấp tính năng hội nghị video, chat và tích hợp CRM.
    • Nhược điểm: Giao diện người dùng có thể hơi phức tạp và cần thời gian để làm quen.
  11. Zoom Phone
    • Ưu điểm: Tích hợp dễ dàng với hội nghị video và hội thảo trực tuyến của Zoom.
    • Nhược điểm: Chưa hỗ trợ một số tính năng gọi điện thoại cơ bản như chuyển tiếp cuộc gọi.
  12. Mitel MiCloud Connect
    • Ưu điểm: Tích hợp dễ dàng với các ứng dụng doanh nghiệp và hệ thống CRM.
    • Nhược điểm: Hạn chế trong việc tùy chỉnh và điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
  13. Ooma Office
    • Ưu điểm: Giá cả phải chăng và dễ sử dụng.
    • Nhược điểm: Các tính năng nâng cao có thể hạn chế so với các phần mềm tổng đài cao cấp hơn.
  14. Grasshopper
    • Ưu điểm: Dễ dàng cấu hình và triển khai, phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và công việc tự do.
    • Nhược điểm: Các tính năng hạn chế và không thích hợp cho doanh nghiệp lớn.
  15. Microsoft Teams
    • Ưu điểm: Tích hợp tốt với các công cụ và ứng dụng Microsoft khác.
    • Nhược điểm: Thiếu một số tính năng tổng đài truyền thống và giao diện có thể phức tạp.
  16. Google Voice
    • Ưu điểm: Miễn phí và tích hợp dễ dàng với các dịch vụ Google khác.
    • Nhược điểm: Các tính năng và quy mô hạn chế so với các phần mềm tổng đài doanh nghiệp.
  17. Dialpad
    • Ưu điểm: Giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng.
    • Nhược điểm: Các tính năng bổ sung có thể hạn chế và giới hạn quy mô.
  18. Vonage Business Communications
    • Ưu điểm: Tích hợp dễ dàng với các công cụ và ứng dụng doanh nghiệp phổ biến.
    • Nhược điểm: Đôi khi gặp sự cố về chất lượng âm thanh và kết nối mạng.
  19. Nextiva

Ưu điểm: Cung cấp tính năng đa kênh và tích hợp dễ dàng với hệ thống CRM và các ứng dụng doanh nghiệp khác.

Nhược điểm: Đôi khi gặp sự cố kết nối và hỗ trợ khách hàng có thể không linh hoạt đối với doanh nghiệp lớn

  1. Mitel MiVoice

Ưu điểm: Hỗ trợ tích hợp với các hệ thống truyền thông và thiết bị VoIP.

Nhược điểm: Cần kiến thức kỹ thuật để triển khai và quản lý.

  1. Fonality
    • Ưu điểm: Giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng.
    • Nhược điểm: Hạn chế tính năng và khả năng tùy chỉnh so với các phần mềm tổng đài cao cấp.
  2. Cisco Unified Communications Manager
    • Ưu điểm: Mạnh mẽ, cung cấp tính năng toàn diện cho các môi trường doanh nghiệp lớn.
    • Nhược điểm: Phức tạp và đòi hỏi kiến thức chuyên sâu để triển khai và quản lý.
  3. Shoretel Connect
    • Ưu điểm: Tích hợp dễ dàng với các ứng dụng doanh nghiệp và tính năng hội nghị video.
    • Nhược điểm: Giá cả có thể cao và hạn chế tính năng so với các đối thủ cạnh tranh.
  4. NEC UNIVERGE 3C
    • Ưu điểm: Tích hợp đa chức năng và hỗ trợ cho các môi trường doanh nghiệp phức tạp.
    • Nhược điểm: Đòi hỏi cấu hình và triển khai phức tạp.
  5. Grandstream UCM Series
    • Ưu điểm: Giá cả phải chăng và tích hợp dễ dàng với các thiết bị VoIP.
    • Nhược điểm: Giao diện người dùng có thể không trực quan và hạn chế tính năng nâng cao.

Lưu ý rằng ưu điểm và nhược điểm của mỗi phần mềm tổng đài ảo có thể thay đổi tùy thuộc vào phiên bản cụ thể và nhu cầu của từng doanh nghiệp

Xem thêm: thuê đầu số 1900 viettel

5. Lời kết

Phần mềm tổng đài ảo là một tiện ích mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng nên sử dụng để thay thế cho tổng đài truyền thống. Phần mềm mang lại sự tiện ích về cả tính năng và chi phí đầu tư cho doanh nghiệp sử dụng. Liên hệ hotline: 1900 99 9900 của Mphone để nhận tư vấn chi tiết.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *