Tổng Đài Ảo – Giải pháp chăm sóc khách hàng vượt trội

Cập nhật 09/04/2024 | 19:32

Tổng đài ảo – Giải pháp chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm ít nhất 50% chi phí đầu tư tổng đài, cước điện thoại, dung lượng lưu trữ, nhân sự,…Cùng Mphone tìm hiểu về tổng đài ảo chăm sóc khách hàng trong bài viết sau.

1. Tổng đài ảo nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng

Tổng đài ảo là một hệ thống tự động hoạt động dựa trên công nghệ điện thoại và máy tính để cung cấp các dịch vụ và chức năng chăm sóc khách hàng mà không cần sự can thiệp trực tiếp từ các nhân viên. Nó được thiết kế để xử lý và định tuyến cuộc gọi đến và đi từ khách hàng thông qua các tính năng tự động hóa, như hệ thống định hướng cuộc gọi (IVR), ghi âm cuộc gọi, tự động chuyển tiếp cuộc gọi, và tích hợp hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng vì những lý do sau đây.

1.1. Tăng cường khả năng phục vụ khách hàng

Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp xử lý một lượng lớn cuộc gọi khách hàng cùng một lúc. Không còn tình trạng khách hàng phải chờ đợi lâu hoặc không thể kết nối được. Điều này giúp nâng cao khả năng phục vụ và tạo sự hài lòng cho khách hàng.

1.2. Tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng

Tổng đài ảo cung cấp tính năng tự động hóa cuộc gọi và xử lý thông tin khách hàng. Khách hàng có thể sử dụng hệ thống IVR để tự chọn các tùy chọn và giải quyết các vấn đề đơn giản mà không cần phải liên hệ với nhân viên. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên, đồng thời tăng cường hiệu quả của quy trình chăm sóc khách hàng.

1.3. Cung cấp trải nghiệm khách hàng cá nhân hóa

Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp thu thập thông tin khách hàng từ cuộc gọi trước đó và tích hợp với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Khi khách hàng gọi đến, hệ thống tự động nhận dạng và cung cấp thông tin cá nhân, lịch sử tương tác và nhu cầu riêng của khách hàng. Điều này tạo ra một trải nghiệm cá nhân hóa, giúp khách hàng cảm thấy quan tâm và được chăm sóc tốt hơn.

1.4. Nâng cao khả năng phản hồi và giải quyết vấn đề

Tổng đài ảo cho phép khách hàng gửi thông báo và yêu cầu hỗ trợ qua các kênh khác nhau như điện thoại, email hoặc tin nhắn. Điều này giúp tăng cường khả năng phản hồi và giải quyết vấn đề kịp thời, đáp ứng nhu cầu và yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.

1.5. Ghi âm cuộc gọi và đánh giá chất lượng

Tổng đài ảo cho phép ghi âm cuộc gọi, điều này mang lại nhiều lợi ích trong việc đánh giá chất lượng dịch vụ và đào tạo nhân viên. Bằng cách nghe lại cuộc gọi, doanh nghiệp có thể xác định được điểm mạnh và điểm yếu trong quá trình chăm sóc khách hàng. Điều này giúp cải thiện quy trình và đào tạo nhân viên để nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng khả năng giải quyết vấn đề của họ.

1.6. Theo dõi hiệu quả và phân tích dữ liệu

Tổng đài ảo cung cấp các báo cáo và thống kê chi tiết về các cuộc gọi, thời gian chờ đợi, thời gian giải quyết vấn đề, v.v. Nhờ vào dữ liệu này, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của chiến dịch chăm sóc khách hàng và tìm ra các cải tiến cần thiết. Thông qua việc phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể nhận ra xu hướng và nhu cầu của khách hàng, từ đó tối ưu hóa chiến lược chăm sóc khách hàng và tăng cường tương tác khách hàng.

1.7. Tăng cường hình ảnh và độ tin cậy của doanh nghiệp

Việc sử dụng tổng đài ảo chăm sóc khách hàng cho thấy doanh nghiệp quan tâm và đầu tư vào việc cung cấp trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Điều này tạo nên một hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Đồng thời, khách hàng cũng cảm thấy yên tâm khi biết rằng họ có một kênh liên hệ đáng tin cậy để giải quyết các vấn đề và thắc mắc của mình.

Tham khảo thêm: Đầu số 1900

2. Bảng so sánh tổng đài ảo và tổng đài truyền thống trong việc CSKH

Tổng đài truyền thống đã có từ lâu, tổng đài ảo thì mới xuất hiện khi công nghệ 4.0 bùng nổ. Và dưới đây là bảng so sánh khách quan giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống trong việc chăm sóc khách hàng.

Yếu tố

Tổng đài ảo

Tổng đài truyền thống

Tính linh hoạt

– Dễ dàng tùy chỉnh và cấu hình theo nhu cầu doanh nghiệp.

– Thường có cấu trúc cứng và khó thay đổi.

 

– Có thể tích hợp các tính năng và ứng dụng mở rộng.

– Giới hạn về tính năng và khả năng mở rộng.

 

– Có thể hoạt động từ xa và phù hợp với mô hình làm việc linh hoạt.

– Thường yêu cầu một vị trí vật lý và hệ thống phức tạp.

 

– Có khả năng mở rộng và điều chỉnh dễ dàng theo sự phát triển của doanh nghiệp.

– Thường yêu cầu chi phí và thời gian lớn để mở rộng.

Tính tiết kiệm

– Chi phí thấp hơn do không cần đầu tư vào phần cứng đắt tiền.

– Yêu cầu đầu tư lớn vào phần cứng và hạ tầng.

 

– Không cần chi trả cho việc duy trì và bảo trì phần cứng.

– Phải chi trả cho bảo trì, nâng cấp và sửa chữa định kỳ.

 

– Có thể tích hợp với các dịch vụ điện toán đám mây để tiết kiệm chi phí.

– Đòi hỏi chi phí duy trì hàng tháng và năm.

Tính tự động hóa

– Cung cấp các tính năng tự động hóa như hệ thống định hướng cuộc gọi (IVR), ghi âm cuộc gọi, và chuyển tiếp tự động.

– Yêu cầu sự can thiệp thủ công và xử lý thủ công từ nhân viên.

 

– Tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng và giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

– Thường đòi hỏi sự can thiệp thủ công và xử lý thủ công từ nhân viên.

Tính linh hoạt

– Có thể dễ dàng mở rộng và thay đổi tính năng theo yêu cầu doanh nghiệp.

Yêu cầu thời gian và công sức để thay đổi và cập nhật tính năng. 

 

– Có thể tích hợp với các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI) và chatbot.

– Không linh hoạt trong việc tích hợp với các công nghệ mới

 

– Có khả năng kết nối với các hệ thống CRM và các ứng dụng quản lý khác.

– Khó tích hợp với các hệ thống và ứng dụng khác. 

 

Phù hợp với nhiều ngành nghề và mô hình kinh doanh khác nhau.

– Giới hạn trong việc phục vụ các ngành nghề cụ thể.

Tính tương tác

– Cung cấp trải nghiệm khách hàng cá nhân hóa thông qua tính năng tự động. 

– Yêu cầu tương tác trực tiếp từ nhân viên. 

 

– Cung cấp các kênh liên lạc đa dạng như điện thoại, email, tin nhắn

– Giới hạn trong việc cung cấp các kênh liên lạc đa dạng.

 

– Cung cấp dịch vụ 24/7, tạo sự tiện lợi cho khách hàng. 

– Giới hạn về thời gian phục vụ và hỗ trợ. 

 

– Cung cấp báo cáo và thống kê chi tiết giúp đánh giá hiệu quả và cải thiện. 

– Thông tin và phản hồi khách hàng thường không được ghi nhận.

Xem thêm: Mua số 1800

3. Bảng giá thuê tổng đài ảo chăm sóc khách hàng

Dưới đây là bảng giá tổng đài ảo dành cho lĩnh vực chăm sóc khách hàng của Mphone, khách hàng tham khảo. Nếu có nhu cầu sử dụng liên hệ hotline: 1900 99 9900

TT

Gói dịch vụ

Đặc điểm

Giá

1

Tổng đài T399

 

Hai máy nhánh / một đầu số

Một cuộc gọi đồng thời

399.000 ₫

2

Tổng đài T750

 

4 máy nhánh / một đầu số

2 cuộc gọi đồng thời

750.000 ₫

3

Tổng đài T1100

 

6 máy nhánh / 2 đầu số

3 cuộc gọi đồng thời

1.100.000 ₫

4

Tổng đài T1450

 

8 máy nhánh / 2 đầu số

4 cuộc gọi đồng thời

1.450.000 ₫

5

Tổng đài T1800

 

10 máy nhánh / 3 đầu số

5 cuộc gọi đồng thời

1.800.000 ₫

6

Tổng đài T2200

 

12 máy nhánh / 3 đầu số

6 cuộc gọi đồng thời

2.200.000 ₫

7

Tổng đài T3M

 

16 máy nhánh / 6 đầu số

8 cuộc gọi đồng thời

3.000.000 ₫

8

Tổng đài T3600

 

20 máy nhánh / 6 đầu số

10 cuộc gọi đồng thời

3.600.000 ₫

9

Tổng đài T4800

 

24 máy nhánh / 10 đầu số

12 cuộc gọi đồng thời

4.800.000 ₫

10

Tổng đài T6M

 

30 máy nhánh / 10 đầu số

15 cuộc gọi đồng thời

6.000.000 ₫

11

Tổng đài T7500

 

40 máy nhánh / 15 đầu số

20 cuộc gọi đồng thời

7.500.000 ₫

12

Tổng đài T9900

 

50 máy nhánh / 15 đầu số

25 cuộc gọi đồng thời

9.900.000 ₫

13

Tổng đài T12M

 

60 máy nhánh / 12 đầu số

30 cuộc gọi đồng thời

12.000.000 ₫

14

Tổng đài T15M

 

60 máy nhánh / 12 đầu số

30 cuộc gọi đồng thời

15.000.000 ₫

15

Tổng đài T18M

 

60 máy nhánh / 12 đầu số

30 cuộc gọi đồng thời

18.000.000 ₫

16

Unlimited

60 máy nhánh / 12 đầu số

30 cuộc gọi đồng thời

Liên hệ

Xem thêm: tổng đài máy bàn

4. Lưu ý khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo chăm sóc khách hàng

Khi mua tổng đài ảo chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

4.1. Tính linh hoạt và mở rộng

Đảm bảo rằng tổng đài ảo có khả năng tùy chỉnh và mở rộng theo nhu cầu của doanh nghiệp. Nó nên có khả năng tích hợp với các hệ thống và ứng dụng khác và linh hoạt trong việc cung cấp các tính năng mới khi cần thiết.

4.2. Tính tương thích và tích hợp

Kiểm tra tính tương thích của tổng đài ảo với các hệ thống hiện có trong doanh nghiệp, như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và các ứng dụng khác. Tích hợp dữ liệu và thông tin từ các hệ thống khác nhau giúp tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng.

4.3. Tính bảo mật và tuân thủ quy định

Đảm bảo rằng tổng đài ảo đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật và tuân thủ quy định, đặc biệt là trong việc xử lý thông tin và dữ liệu khách hàng. Điều này đảm bảo rằng thông tin khách hàng được bảo vệ và không bị lộ ra ngoài.

4.4. Khả năng tương tác và cá nhân hóa

Đánh giá khả năng tương tác và cá nhân hóa của tổng đài ảo. Nó nên cung cấp các kênh liên lạc đa dạng như điện thoại, email, tin nhắn và có khả năng tùy chỉnh trải nghiệm dựa trên thông tin khách hàng.

4.5. Tính ổn định và hỗ trợ kỹ thuật

Đảm bảo rằng nhà cung cấp tổng đài ảo có tiếng tăm và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật đáng tin cậy. Tính ổn định và sẵn sàng hoạt động của tổng đài ảo quan trọng để đảm bảo không có gián đoạn trong việc chăm sóc khách hàng.

4.6. Chi phí và mô hình giá

Xem xét chi phí và mô hình giá của tổng đài ảo. So sánh các gói dịch vụ và đảm bảo rằng nó phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.

4.7. Đánh giá đánh giá đội ngũ nhân viên

Kiểm tra kinh nghiệm và đánh giá đội ngũ nhân viên của nhà cung cấp tổng đài ảo. Đảm bảo rằng họ có kiến thức và kỹ năng cần thiết để hỗ trợ và triển khai tổng đài ảo một cách hiệu quả.

4.8. Thử nghiệm và đánh giá

Trước khi quyết định mua, yêu cầu nhà cung cấp tổ chức một phiên thử nghiệm hoặc cung cấp các tài liệu đánh giá để kiểm tra hiệu suất và tính năng của tổng đài ảo. Điều này giúp đảm bảo rằng nó đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.

Xem thêm: thuê đầu số 1800 vnpt

5. Ưu điểm của dịch vụ tổng đài ảo chăm sóc khách hàng Mphone

Để nhanh chóng được tư vấn miễn phí về tổng đài ảo chăm sóc khách hàng, vui lòng gọi hotline: 1900 99 9900. Mphone sở hữu những lợi thế dịch vụ như sau.

5.1. Đội ngũ nhân viên:

  • Mphone có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng. Họ có hiểu biết sâu sắc về các quy trình và chiến lược tương tác với khách hàng, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ.

5.2. Tính ổn định và hỗ trợ kỹ thuật:

  • Dịch vụ tổng đài ảo của Mphone đảm bảo tính ổn định cao, đảm bảo rằng không có gián đoạn trong việc chăm sóc khách hàng. Hệ thống mạng và cơ sở hạ tầng được duy trì và giám sát liên tục để đảm bảo hoạt động suôn sẻ.
  • Mphone cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7, đảm bảo rằng khách hàng có sẵn sự giúp đỡ khi cần. Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật giàu kinh nghiệm sẽ giúp giải quyết các vấn đề kỹ thuật và cung cấp sự hỗ trợ chuyên nghiệp.

5.3. Chi phí và mô hình giá:

  • Dịch vụ tổng đài ảo của Mphone có mô hình giá linh hoạt và tùy chỉnh, cho phép doanh nghiệp lựa chọn các gói dịch vụ phù hợp với ngân sách và yêu cầu của mình.
  • Mphone cung cấp các gói dịch vụ có chi phí cạnh tranh, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí so với việc sở hữu và duy trì tổng đài truyền thống.
  • Mô hình giá dựa trên tài nguyên và sử dụng thực tế, cho phép doanh nghiệp chỉ trả phí cho những gì họ sử dụng, giúp tối ưu hóa chi phí và tài nguyên.

Tìm hiểu thêm: đăng ký đầu số 1900 fpt

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *