Tổng đài ảo giá rẻ [CÓ NÊN SỬ DỤNG] Mphone

Tổng đài ảo giá rẻ có đảm bảo chất lượng, uy tín? Mua tổng đài ảo giá rẻ ở đâu? Và khi mua tổng đài ảo giá rẻ cần quan tâm thêm các yếu tố gì? Hãy cùng Mphone tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Tổng đài ảo giá rẻ

Tổng đài ảo là một hệ thống điện thoại trực tuyến cho phép doanh nghiệp hoặc cá nhân quản lý và xử lý cuộc gọi từ khách hàng hoặc đối tác kinh doanh mà không cần đầu tư vào một hệ thống tổng đài vật lý. Thay vì sử dụng các thiết bị phần cứng, tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, cho phép truy cập từ bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet.

Tổng đài ảo có “giá rẻ” do việc nhà cung cấp tối ưu được các tính năng hoặc các yếu tố kỹ thuật trong gói dịch vụ tổng đài ảo. Ví dụ số lượng máy nhánh ít hơn, số lượng cuộc gọi đồng thời ít hơn, ít tính năng nâng cao hơn,…

2. Các tính năng của tổng đài ảo

Để hiểu rõ hơn về tổng đài ảo thì dưới đây là các tính năng của dịch vụ tổng đài đặc biệt này.

2.1. Chuyển tiếp cuộc gọi

Tổng đài ảo cho phép người sử dụng chuyển tiếp cuộc gọi đến một số điện thoại khác, bất kể đó là số điện thoại di động hoặc cố định.

2.2. IVR (Interactive Voice Response)

Tính năng IVR cho phép tổng đài ảo tạo ra một menu thoại tương tác với khách hàng, giúp hướng dẫn và phân loại cuộc gọi theo nhu cầu khách hàng.

2.3. Hộp thư thoại

Tổng đài ảo cung cấp hộp thư thoại để lưu trữ và quản lý các tin nhắn thoại từ khách hàng.

2.4. Ghi âm cuộc gọi

Tổng đài ảo thường cho phép ghi âm cuộc gọi để lưu trữ, đánh giá chất lượng dịch vụ và đáp ứng yêu cầu pháp lý.

2.5. Tích hợp CRM

Một số dịch vụ tổng đài ảo cung cấp tính năng tích hợp với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Điều này cho phép tự động hiển thị thông tin khách hàng khi có cuộc gọi đến, giúp nhân viên tương tác với khách hàng một cách hiệu quả hơn và cung cấp dịch vụ cá nhân hóa.

Tìm hiểu thêm: tổng đài viettel 1900

2.6. Thống kê và báo cáo

Tổng đài ảo thường cung cấp các công cụ thống kê và báo cáo, giúp người sử dụng theo dõi số liệu về cuộc gọi, thời gian chờ đợi, thời gian tương tác và hiệu suất nhân viên, từ đó giúp cải thiện quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc.

2.7. Tính năng gọi lại

Tổng đài ảo cung cấp tính năng gọi lại tự động khi khách hàng yêu cầu hoặc khi nhân viên không thể tiếp nhận cuộc gọi ngay lúc đó. Điều này giúp tăng cường tương tác và tạo sự tiện lợi cho khách hàng.

2.8. Tính năng tiếp thị và quảng cáo

Một số dịch vụ tổng đài ảo cung cấp tính năng tiếp thị và quảng cáo, cho phép ghi âm và phát các thông điệp quảng cáo trước, trong hoặc sau cuộc gọi, tạo hiệu ứng tiếp thị và tăng tương tác khách hàng.

3. Ưu nhược đểm của tổng đài ảo giá rẻ

3.1. Ưu điểm

• Tiết kiệm chi phí: Tổng đài ảo giá rẻ thường có chi phí ban đầu và chi phí vận hành thấp hơn so với việc đầu tư vào một hệ thống tổng đài vật lý. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản kinh phí đáng kể.
• Dễ dàng triển khai: Tổng đài ảo giá rẻ không yêu cầu phải cài đặt phần cứng phức tạp. Thay vào đó, nó hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, giúp triển khai nhanh chóng và dễ dàng.
• Linh hoạt và mở rộng: Tổng đài ảo cho phép mở rộng số lượng điện thoại ảo và tính năng theo nhu cầu của doanh nghiệp. Do đó, nó có khả năng linh hoạt và có thể thích nghi với sự phát triển của doanh nghiệp.
• Tiện ích di động: Với tổng đài ảo giá rẻ, người sử dụng có thể tiếp nhận và quản lý cuộc gọi từ bất kỳ đâu, chỉ cần có kết nối internet. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa hoặc di chuyển nhiều.

3.2. Nhược điểm

Một nhược điểm của tổng đài ảo giá rẻ là do giá thành thấp, các tính năng và chức năng có thể không được cung cấp đầy đủ so với các giải pháp tổng đài đắt hơn. Các dịch vụ tổng đài ảo giá rẻ thường tập trung vào cung cấp các tính năng cơ bản như chuyển tiếp cuộc gọi, hộp thư thoại, và IVR, trong khi các tính năng nâng cao và tùy chỉnh có thể không được hỗ trợ hoặc có giới hạn.

Ví dụ, tính năng tích hợp CRM sâu, tích hợp với các công cụ tiếp thị tự động, tích hợp hội nghị trực tuyến mạnh mẽ hoặc tích hợp với các hệ thống quản lý dữ liệu phức tạp có thể không được cung cấp hoặc có sự hạn chế trong phiên bản giá rẻ của dịch vụ tổng đài ảo.

Điều này có thể gây ra sự hạn chế trong việc mở rộng và tùy chỉnh tổng đài ảo theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp

Ngoài ra còn 1 số nhược điểm khác của tổng đài ảo như sau

• Khả năng phụ thuộc vào kết nối internet: Tổng đài ảo yêu cầu một kết nối internet ổn định để hoạt động hiệu quả. Nếu có sự cố với kết nối internet, có thể gây gián đoạn trong việc tiếp nhận và quản lý cuộc gọi.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Một số dịch vụ tổng đài ảo giá rẻ có thể có hạn chế về dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật. Vì đây là một dịch vụ trực tuyến, có thể gặp khó khăn trong việc nhận được hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp từ nhà cung cấp khi cần thiết.
• Bảo mật và riêng tư: Một yếu điểm tiềm ẩn của tổng đài ảo giá rẻ là vấn đề bảo mật và riêng tư. Vì cuộc gọi và dữ liệu liên quan được chuyển qua mạng internet, có nguy cơ rò rỉ thông tin nhạy cảm hoặc vi phạm quyền riêng tư. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực y tế hoặc tài chính, nơi bảo mật dữ liệu là ưu tiên hàng đầu.
• Khả năng phụ thuộc vào nhà cung cấp: Khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo giá rẻ, doanh nghiệp phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ để duy trì và quản lý hệ thống. Nếu nhà cung cấp gặp sự cố hoặc ngừng hoạt động, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tiếp nhận và xử lý cuộc gọi.
• Giới hạn tích hợp hệ thống: Một số dịch vụ tổng đài ảo giá rẻ có giới hạn về khả năng tích hợp với các hệ thống công nghệ khác của doanh nghiệp. Điều này có thể gây khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu và quản lý thông tin khách hàng.

Xem thêm: tổng đài mobifone 1800

4. Lưu ý của doanh nghiệp khi mua tổng đài ảo giá rẻ

Lưu ý quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần nhớ khi mua tổng đài ảo giá rẻ là đảm bảo rằng dịch vụ đáp ứng đầy đủ các nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần xem xét:

4.1. Tính năng

Đảm bảo rằng dịch vụ tổng đài ảo giá rẻ cung cấp các tính năng cần thiết cho doanh nghiệp của bạn. Hãy xác định các yêu cầu cụ thể của bạn như số điện thoại ảo, chuyển tiếp cuộc gọi, hộp thư thoại, tích hợp CRM, thống kê và báo cáo, hội nghị trực tuyến, và tính năng tiếp thị và quảng cáo. Đảm bảo rằng dịch vụ tổng đài ảo giá rẻ bạn chọn có khả năng cung cấp các tính năng này.

4.2. Bảo mật và riêng tư

Đối với nhiều doanh nghiệp, bảo mật và riêng tư là một yếu tố quan trọng. Hãy đảm bảo rằng dịch vụ tổng đài ảo giá rẻ có các biện pháp bảo mật và kiểm soát để đảm bảo an toàn thông tin khách hàng và doanh nghiệp.

4.3. Hỗ trợ kỹ thuật

Kiểm tra xem nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo có cung cấp hỗ trợ kỹ thuật chất lượng và đáng tin cậy hay không. Đảm bảo rằng bạn có thể nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp khi gặp vấn đề hoặc sự cố với hệ thống tổng đài ảo.

4.4. Khả năng mở rộng

Đối với doanh nghiệp đang phát triển, khả năng mở rộng của dịch vụ tổng đài ảo là một yếu tố quan trọng. Xem xét khả năng mở rộng số lượng điện thoại ảo, tính năng và khả năng tích hợp với các hệ thống khác khi nhu cầu của bạn tăng.

4.5. Đánh giá khách hàng và đánh giá sản phẩm

Nên tìm hiểu và đọc các đánh giá của khách hàng khác về dịch vụ tổng đài ảo mà bạn đang xem xét. Đánh giá khách hàng và đánh giá sản phẩm từ những người đã sử dụng trước đó sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về chất lượng và hiệu suất của dịch vụ tổng đài ảo. Hãy xem xét các đánh giá về tính ổn định, chất lượng âm thanh, sự hỗ trợ từ nhà cung cấp và khả năng đáp ứng nhu cầu kinh doanh.

4.6. Khả năng tích hợp

Đối với một số doanh nghiệp, tích hợp với các hệ thống và công cụ hiện có là rất quan trọng. Hãy xem xét khả năng tích hợp của dịch vụ tổng đài ảo giá rẻ với các ứng dụng khác mà doanh nghiệp của bạn đã sử dụng, như CRM, email marketing, hệ thống ticketing và hơn thế nữa.

4.7. Độ tin cậy và sẵn sàng hoạt động

Đảm bảo rằng dịch vụ tổng đài ảo giá rẻ mà bạn chọn có độ tin cậy cao và sẵn sàng hoạt động. Kiểm tra xem nhà cung cấp có đảm bảo thời gian hoạt động cao và khả năng sao lưu dữ liệu để tránh mất dữ liệu quan trọng.

Xem thêm: tổng đài máy bàn

5. Mua tổng đài ảo giá rẻ ở đâu uy tín, chất lượng

Mphone là đơn vị cung cấp tổng đài ảo giá rẻ uy tín, chất lượng khắc phục được hầu hết các nhược điểm của dịch vụ tổng đài chi phí thấp.

• Hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp: Mphone được đánh giá cao về dịch vụ hỗ trợ khách hàng. Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia hỗ trợ khách hàng tận tâm, luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ trong quá trình triển khai và sử dụng dịch vụ tổng đài ảo. Mphone cam kết đảm bảo sự hài lòng và thành công của khách hàng thông qua hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.
• Bảo mật và riêng tư: Mphone hiểu tầm quan trọng của việc bảo vệ thông tin khách hàng và tuân thủ quy định về bảo mật và riêng tư. Chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để đảm bảo rằng dữ liệu của khách hàng được bảo vệ an toàn. Mphone sử dụng các giao thức bảo mật tiên tiến và có hệ thống kiểm soát nghiêm ngặt để ngăn chặn việc truy cập trái phép và lưu trữ dữ liệu một cách an toàn.
• Đánh giá tích cực từ khách hàng: Mphone đã nhận được đánh giá tích cực từ khách hàng về chất lượng dịch vụ và hiệu suất của hệ thống tổng đài ảo. Khách hàng đánh giá cao tính ổn định, âm thanh rõ ràng và khả năng đáp ứng nhu cầu kinh doanh của Mphone. Đánh giá tích cực từ khách hàng là một minh chứng vững chắc về sự chất lượng và uy tín của Mphone trong lĩnh vực cung cấp tổng đài ảo.

Tìm hiểu thêm: Đăng ký tổng đài 1900

6. Lời kết

Tổng đài ảo là một giải pháp hiệu quả để quản lý cuộc gọi cho doanh nghiệp với chi phí thấp và nhiều tính năng tiện ích. Để sử dụng tổng đài ảo giá rẻ, bạn chỉ cần chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn từ nhà cung cấp uy tín nhất hiện nay. Hãy liên hệ ngay với Mphone qua hotline 1900 99 9900 để được tư vấn miễn phí và nhận ưu đãi đặc biệt khi đăng ký dịch vụ tổng đài ảo giá rẻ.