Tổng đài ảo cho doanh nghiệp – Mphone [LH 1900 99 9900]

Cập nhật 09/04/2024 | 19:33

Tổng đài ảo đang trở thành một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất và cải thiện khả năng tương tác với khách hàng. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, tổng đài ảo đã tiếp tục trở nên phổ biến và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Mphone sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về tổng đài ảo cho doanh nghiệp.

1. Tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì?

Tổng đài ảo là một hệ thống điện thoại trực tuyến được tích hợp trên nền tảng internet, cho phép doanh nghiệp kết nối và quản lý các cuộc gọi thông qua mạng internet thay vì hệ thống điện thoại truyền thống. Tổng đài ảo cho doanh nghiệp cung cấp nhiều tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi, thư thoại thoại, hội thoại qua tin nhắn, ghi âm, thống kê cuộc gọi và nhiều hơn nữa.

So về cả cấu hình lắp đặt, giá thành, lợi ích sử dụng thì tổng đài ảo vượt trội hơn hẳn so với các giải pháp tổng đài truyền thống nếu như doanh nghiệp muốn sử dụng tổng đài.

2. Tính năng nổi bật của tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp cung cấp một loạt các tính năng đa dạng để nâng cao khả năng tương tác và quản lý của doanh nghiệp. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của tổng đài ảo mà tổng đài truyền thống không có.

2.1. Tích hợp CRM

Tổng đài ảo có khả năng tích hợp với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của doanh nghiệp. Điều này cho phép nhân viên truy cập thông tin khách hàng và lịch sử tương tác để cung cấp dịch vụ cá nhân hóa và tăng cường hiệu quả.

2.2. Hướng dẫn giọng nói tự động (IVR)

Tổng đài ảo có tính năng IVR, cho phép khách hàng tương tác với hệ thống thông qua lựa chọn trong menu giọng nói tự động. Điều này giúp định tuyến cuộc gọi đến đúng bộ phận hoặc cung cấp thông tin cần thiết trước khi kết nối với nhân viên.

2.3. Ghi âm cuộc gọi và tạo nhật ký cuộc gọi

Tổng đài ảo có tính năng ghi âm cuộc gọi, cho phép doanh nghiệp ghi lại cuộc trò chuyện giữa khách hàng và nhân viên. Điều này hữu ích để theo dõi và đánh giá chất lượng dịch vụ, đào tạo nhân viên và xử lý tranh chấp.

2.4. Hộp thư thoại

Tổng đài ảo cung cấp tính năng hộp thư thoại, cho phép khách hàng để lại tin nhắn thoại khi không thể liên hệ trực tiếp với nhân viên. Những tin nhắn này có thể được lưu trữ và nhân viên có thể dễ dàng truy cập và phản hồi sau này.

2.5. Chuyển tiếp cuộc gọi

Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp chuyển tiếp cuộc gọi từ khách hàng đến các nhân viên hoặc bộ phận phù hợp. Điều này đảm bảo rằng cuộc gọi được định tuyến đúng người và giải quyết nhanh chóng.

2.6. Báo cáo cuộc gọi

Tổng đài ảo cung cấp các báo cáo và thống kê chi tiết về số liệu cuộc gọi. Các báo cáo này cung cấp thông tin về số lượng cuộc gọi, thời gian chờ, thời gian cuộc gọi, và các chỉ số khác để doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất và nâng cao quá trình tương tác với khách hàng.

2.7. Hội thoại qua tin nhắn

Tính năng này cho phép khách hàng và nhân viên gửi và nhận tin nhắn qua tổng đài ảo. Điều này hỗ trợ việc tương tác và giải quyết các vấn đề không cần thiết phải thực hiện cuộc gọi.

Tìm hiểu thêm: Đăng ký tổng đài 1800

3. Doanh nghiệp nên chọn tổng đài ảo hay tổng đài truyền thống?

Dưới đây là bảng so sánh giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống về các tính năng, đặc điểm, ưu điểm và nhược điểm. Bảng này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về cả hai loại tổng đài để có thể quyết định liệu doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng tổng đài ảo hay không.

Tính năng/Đặc điểm

Tổng đài ảo

Tổng đài truyền thống (Đầu số máy bàn)

Kết nối đa nền tảng

Có thể kết nối từ điện thoại di động và máy tính

Hạn chế kết nối chỉ thông qua điện thoại cố định

Tích hợp CRM

Có thể tích hợp với hệ thống CRM

Không tích hợp với hệ thống CRM

Tính linh hoạt

Cung cấp tính năng chuyển tiếp cuộc gọi linh hoạt và quản lý hàng đợi

Thường yêu cầu một tổng đài cố định riêng, hạn chế tính linh hoạt

Cài đặt và quản lý dễ dàng

Được cài đặt và quản lý thông qua giao diện web

Đòi hỏi cài đặt và quản lý phức tạp, chuyên môn

Phí thành trò chuyện

Thường có phí theo số phút sử dụng

Thường có phí theo việc sở hữu và duy trì hệ thống

Dễ dàng mở rộng

Dễ dàng mở rộng số lượng người dùng và tính năng

Khó khăn trong việc mở rộng do yêu cầu phần cứng và bảo trì

Địa điểm không giới hạn

Có thể hoạt động từ bất kỳ địa điểm nào có kết nối Internet

Chỉ hoạt động trong phạm vi địa lý cố định

Tính linh hoạt về công nghệ

Cung cấp tính năng cuộc gọi qua IP (VoIP) và hỗ trợ các công nghệ mới

Giới hạn trong việc cung cấp và nâng cấp công nghệ

Kết luận: Doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng tổng đài ảo để tận dụng các lợi ích của công nghệ điện toán đám mây, tạo ra sự khác biệt và cạnh tranh trong kinh doanh. Tổng đài ảo cũng phù hợp với xu hướng làm việc từ xa và linh hoạt trong thời kỳ số hóa.

Tổng đài ảo vẫn tồn tại nhược điểm là phụ thuộc vào chất lượng của mạng internet và nhà cung cấp dịch vụ.

Tham khảo thêm: đăng ký đầu số tổng đài

4. Các lưu ý khi doanh nghiệp chọn thuê tổng đài ảo

Khi doanh nghiệp quyết định thuê tổng đài ảo, có một số lưu ý quan trọng cần xem xét để đảm bảo lựa chọn đúng dịch vụ và đáp ứng được nhu cầu sử dụng. Dưới đây là các lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp chọn thuê tổng đài ảo:

4.1. Tính năng cần thiết

Xác định rõ những tính năng cần thiết cho doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như chuyển tiếp cuộc gọi, quản lý hàng đợi, tích hợp CRM, ghi âm cuộc gọi, tính năng voicemail, tự động gọi lại, tự động phản hồi và các tính năng khác. Đảm bảo rằng dịch vụ tổng đài ảo mà bạn chọn cung cấp đầy đủ các tính năng này.

4.2. Tích hợp với hệ thống hiện có

Kiểm tra khả năng tích hợp của tổng đài ảo với hệ thống hiện có của doanh nghiệp, chẳng hạn như hệ thống CRM, phần mềm quản lý khách hàng, công cụ gửi email, hoặc các ứng dụng khác. Điều này giúp tăng cường hiệu quả làm việc và quản lý thông tin khách hàng.

4.3. Khả năng mở rộng

Đảm bảo rằng dịch vụ tổng đài ảo có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp dự định mở rộng quy mô hoặc mở rộng địa điểm kinh doanh, dịch vụ tổng đài ảo cần hỗ trợ mở rộng số lượng người dùng và tính năng một cách linh hoạt.

4.4. Độ tin cậy và bảo mật

Đảm bảo rằng dịch vụ tổng đài ảo có độ tin cậy cao và các biện pháp bảo mật an toàn. Kiểm tra xem nhà cung cấp dịch vụ có hệ thống backup dữ liệu, các biện pháp bảo mật mạnh mẽ và chính sách bảo vệ thông tin khách hàng hay không.

4.5. Hỗ trợ kỹ thuật

Đánh giá mức độ hỗ trợ kỹ thuật mà nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo cung cấp. Đảm bảo rằng nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp và thân thiện, sẵn sàng giúp đỡ và giải quyết các vấn đề kỹ thuật một cách nhanh chóng. Kiểm tra xem hỗ trợ kỹ thuật có sẵn 24/7 hay không và liệu có kênh liên lạc tiện lợi như điện thoại, email hoặc trò chuyện trực tuyến.

4.6. Giá cả và mô hình thanh toán

So sánh giá cả của các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo khác nhau và xem xét mô hình thanh toán mà họ áp dụng. Cân nhắc giữa giá trị và chi phí để đảm bảo rằng dịch vụ tổng đài ảo đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp mà không gây gánh nặng tài chính không cần thiết.

Tìm hiểu thêm: mua số điện thoại đầu 1800

5.Dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp Mphone

Mphone là một nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo hàng đầu, mang đến giải pháp thông minh và linh hoạt cho doanh nghiệp. Chúng tôi sở hữu những lợi thế dịch vụ sau

5.1. Tính năng đầy đủ

Mphone cung cấp một loạt các tính năng quan trọng như chuyển tiếp cuộc gọi, quản lý hàng đợi, ghi âm cuộc gọi, tích hợp CRM, tự động gọi lại và nhiều tính năng khác. Tính năng đầy đủ này giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng phục vụ khách hàng và quản lý thông tin liên lạc một cách hiệu quả.

5.2. Khả năng tích hợp với hệ thống

Dịch vụ tổng đài ảo của Mphone dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp, bao gồm CRM, phần mềm quản lý khách hàng, công cụ gửi email và nhiều ứng dụng khác. Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc và quản lý thông tin khách hàng một cách liền mạch.

5.3. Giá cả hợp lý

Mphone cung cấp các gói dịch vụ tổng đài ảo với giá cả hợp lý, phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và đạt được giá trị tối ưu từ dịch vụ tổng đài ảo.

5.4. Hỗ trợ kỹ thuật 24/7

Mphone đáp ứng yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật 24/7, đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể nhận được sự giúp đỡ và giải quyết các vấn đề kỹ thuật ngay lập tức. Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp và thân thiện của Mphone sẽ sẵn sàng hỗ trợ bạn qua điện thoại, email hoặc trò chuyện trực tuyến.

5.5. Độ tin cậy và bảo mật

Mphone cam kết đảm bảo độ tin cậy và bảo mật cao cho dịch vụ tổng đài ảo. Chúng tôi sử dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin khách hàng hệ thống của doanh nghiệp. Mphone áp dụng các công nghệ tiên tiến như mã hóa dữ liệu, chứng chỉ SSL và hệ thống backup định kỳ để đảm bảo an ninh thông tin và sẵn sàng khôi phục dữ liệu trong trường hợp cần thiết.

Xem thêm: đầu số quốc tế

6. Lời kết

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp là dịch vụ tiện ích, cần thiết và nên được sử dụng để thay thế hoàn toàn giải pháp tổng đài truyền thống. Mphone hiện là đơn vị uy tín hàng đầu cung cấp giải pháp dịch vụ này. Doanh nghiệp liên hệ 1900 99 9900 để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *