Giải pháp Tổng đài di động: Tối ưu hóa liên lạc trong doanh nghiệp

Tổng đài di động là một giải pháp sử dụng các thiết bị di động và số di động để cung cấp các chức năng của một tổng đài thông thường. So với tổng đài truyền thống, máy bàn truyền thống thì giải pháp này tiện ích và tối ưu hơn hẳn. Vì thế, hãy cùng Mphone tìm hiểu chi tiết về tổng đài di động trong bài viết sau.

1. Tổng đài di động là gì?

Tổng đài di động là một giải pháp sử dụng các thiết bị di động và số di động để cung cấp các chức năng của một tổng đài – giúp doanh nghiệp có thể sở hữu một tổng đài riêng mà không cần phải đầu tư, lắp đặt, bảo trì bảo dưỡng 

Tổng đài di động cung cấp các tính năng như chuyển hướng cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, menu thoại tùy chỉnh và tích hợp với các ứng dụng di động. Nó giúp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, tăng tính linh hoạt và tiện lợi trong quản lý cuộc gọi, và tạo một hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Tổng đài di động có thể được triển khai bằng cách sử dụng các dịch vụ từ các nhà cung cấp tổng đài hoặc xây dựng và quản lý hệ thống tổng đài riêng. Nó được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực kinh doanh, bán lẻ, dịch vụ khách hàng, telesales và quảng cáo để tối ưu hóa quy trình liên lạc và tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho người dùng.

Tìm hiểu thêm: cho thuê tổng đài ảo

2. Thành phần cơ bản của hệ thống tổng đài di động

2.1. Trung tâm điều khiển (PBX)

Là trung tâm quản lý và điều khiển các cuộc gọi trong hệ thống tổng đài di động. PBX có nhiệm vụ chuyển hướng cuộc gọi, xác định đích đến và quản lý các tính năng của hệ thống.

2.2. Đầu số điện thoại

Là số điện thoại mà người dùng gọi đến để kết nối với hệ thống tổng đài di động. Đầu số này có thể là số cố định hoặc số điện thoại di động. Khi sử dụng tổng đài di động thì đầu số này là số di động do doanh nghiệp chọn đăng ký.

2.3. Thiết bị kết nối

Bao gồm các thành phần như điện thoại IP, điện thoại di động, máy tính hoặc hệ thống điều khiển cuộc gọi, được sử dụng để thực hiện và nhận cuộc gọi.

Xem thêm: Tổng đài quốc tế

3. Tính năng của tổng đài di động

Dưới đây là nguyên tắc hoạt động hay tính năng mà một tổng đài di động sở hữu.

3.1. Tiếp nhận cuộc gọi

Hệ thống nhận cuộc gọi từ nguồn cuộc gọi, bất kể là số điện thoại di động hay số cố định. Đầu số điện thoại sẽ được gắn liền với hệ thống tổng đài di động để xác định nơi cuộc gọi sẽ được định tuyến đến.

3.2. Xác định đích đến

Hệ thống tổng đài xác định điểm đích cuối cùng cho cuộc gọi, dựa trên các quy tắc cấu hình trước định. Điểm đích có thể là một số điện thoại di động, một nhân viên cụ thể, một nhóm nhân viên, hoặc một menu thoại tùy chỉnh.

3.3. Chuyển tiếp cuộc gọi

Hệ thống tổng đài chuyển tiếp cuộc gọi đến điểm đích tương ứng. Quá trình này có thể liên quan đến chuyển tiếp cuộc gọi giữa các số điện thoại di động, chuyển tiếp cuộc gọi đến nhân viên hoặc phòng ban khác nhau, hoặc chuyển tiếp cuộc gọi đến một menu thoại tùy chỉnh để cung cấp thông tin cho người gọi.

3.4. Tích hợp tính năng

Hệ thống tổng đài di động cung cấp các tính năng đi kèm để nâng cao trải nghiệm gọi và quản lý cuộc gọi. Các tính năng này bao gồm ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, hội nghị cuộc gọi, voicemail, IVR (Interactive Voice Response) và nhiều hơn nữa. Các tính năng này giúp tăng cường khả năng tương tác và quản lý của hệ thống tổng đài di động.

3.5. Quản lý cuộc gọi

Dịch vụ cung cấp các công cụ quản lý cuộc gọi để giám sát và kiểm soát các cuộc gọi trong doanh nghiệp. Quản lý cuộc gọi bao gồm việc ghi lại và lưu trữ cuộc gọi, theo dõi thời gian gọi, thời gian chờ đợi, thống kê cuộc gọi và tạo báo cáo hiệu suất. Thông qua quản lý cuộc gọi, doanh nghiệp có thể đánh giá và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng, tăng cường hiệu suất và tối ưu hóa quy trình gọi.

3.6. Tích hợp với hệ thống khác

Hệ thống tổng đài di động có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp như hệ thống CRM (Customer Relationship Management), hệ thống quản lý dự án hoặc hệ thống email. Điều này cho phép trao đổi thông tin liên tục và tự động giữa các hệ thống, tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả của quy trình làm việc.

3.7.Hỗ trợ di động

Hệ thống tổng đài cung cấp khả năng truy cập từ xa thông qua ứng dụng di động. Người dùng có thể quản lý cuộc gọi, kiểm tra thông tin và thực hiện các chức năng của tổng đài di động từ bất kỳ đâu, mọi lúc, thông qua điện thoại di động hoặc thiết bị di động khác. Điều này mang lại sự linh hoạt và tiện lợi trong việc quản lý và tương tác với hệ thống tổng đài di động.

4. So sánh tổng đài di động với tổng đài truyền thống

Tổng quát, tổng đài di động có nhiều ưu điểm như tính linh hoạt, tiện lợi, tích hợp dễ dàng và chi phí linh hoạt. Tuy nhiên, nó phụ thuộc vào kết nối internet và cần sự tương thích với hệ thống điện thoại và mạng của tổ chức. Trong khi đó, tổng đài truyền thống với đầu số máy bàn có tính ổn định, không phụ thuộc vào internet, và tương thích với hệ thống điện thoại truyền thống.

Việc ưu tiên sử dụng tổng đài nào phụ thuộc vào yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp. Nếu bạn cần tính linh hoạt, tiện lợi và tích hợp dễ dàng, cùng với khả năng truy cập từ xa, tổng đài di động là sự lựa chọn tốt. Tuy nhiên, nếu ổn định, không phụ thuộc vào internet và tương thích với hệ thống điện thoại truyền thống là ưu tiên, tổng đài truyền thống có đầu số máy bàn có thể là sự lựa chọn hợp lý. Doanh nghiệp nên cân nhắc và đánh giá các yếu tố này để chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu của mình.

Tham khảo thêm: Đầu số 1800

5. Cách đăng ký tổng đài di động

5.1. Lựa chọn nhà cung cấp tổng đài di động

Trước tiên, bạn cần tìm và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ phù hợp với nhu cầu của bạn. Có nhiều nhà cung cấp trên thị trường, vì vậy hãy xem xét các yêu cầu của doanh nghiệp, tính linh hoạt, tính năng, giá cả và đánh giá của khách hàng trước khi quyết định.

5.2. Đăng ký và chọn gói dịch vụ

Sau khi chọn nhà cung cấp, bạn cần đăng ký và chọn gói dịch vụ phù hợp. Gói dịch vụ thường bao gồm các tính năng và quyền truy cập. Hãy xác định các tính năng và số lượng người dùng cần sử dụng để lựa chọn gói dịch vụ phù hợp.

5.3. Cấu hình số điện thoại và tích hợp

Tiếp theo, bạn cần cấu hình số điện thoại để gán cho tổng đài. Điều này thường bao gồm chọn số điện thoại mới hoặc chuyển số điện thoại hiện có từ nhà cung cấp điện thoại khác. Bạn cũng có thể tích hợp hệ thống với các ứng dụng và hệ thống khác trong doanh nghiệp như hệ thống CRM hoặc email.

5.4. Cấu hình tính năng và quản lý

Sau khi cấu hình số điện thoại, bạn có thể tùy chỉnh các tính năng và cài đặt quản lý tổng đài. Điều này bao gồm thiết lập cuộc gọi chuyển tiếp, ghi âm cuộc gọi, hội nghị cuộc gọi, voicemail và các tính năng khác tùy theo yêu cầu của bạn.

5.5. Đào tạo và sử dụng

Cuối cùng, bạn cần đào tạo nhân viên và cung cấp hướng dẫn sử dụng dịch vụ. Đảm bảo rằng nhân viên của bạn hiểu cách sử dụng các tính năng và quản lý cuộc gọi. Cung cấp hướng dẫn và tài liệu hỗ trợ để giúp họ đạt được sự thành công trong việc sử dụng dịch vụ.

Tham khảo thêm: thủ tục đăng ký đầu số 1900 viettel

6. Dịch vụ tổng đài di động Mphone

Mphone là một nhà cung cấp dịch vụ tổng đài di động hàng đầu, mang đến các giải pháp linh hoạt và tiện lợi cho việc quản lý cuộc gọi trong doanh nghiệp. Với những ưu điểm nổi bật, Mphone đã thu hút sự quan tâm và tin tưởng của nhiều khách hàng.

6.1. Các ưu điểm của Mphone

• Gói dịch vụ linh hoạt

Mphone cung cấp các gói dịch vụ đa dạng, phù hợp với nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp. Bạn có thể lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với số lượng người dùng, tính năng và khả năng mở rộng theo yêu cầu của mình. Điều này giúp bạn tiết kiệm chi phí và tận dụng tối đa các tính năng của tổng đài di động.

• Giá thành cạnh tranh

Mphone cam kết cung cấp giá cả cạnh tranh và linh hoạt. Bạn có thể lựa chọn các gói dịch vụ tổng đài phù hợp với ngân sách và nhu cầu của bạn. Đồng thời, Mphone cung cấp mô hình thanh toán linh hoạt để đáp ứng nhu cầu tài chính của doanh nghiệp.

• Chính sách chăm sóc khách hàng tận tâm

Mphone đặt khách hàng lên hàng đầu và cam kết mang đến trải nghiệm dịch vụ chất lượng cao. Đội ngũ hỗ trợ khách hàng của Mphone luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của bạn. Họ cung cấp sự hỗ trợ 24/7, đảm bảo rằng bạn luôn nhận được sự chăm sóc và giải pháp trong quá trình sử dụng tổng đài di động.

• Hạ tầng kỹ thuật đáng tin cậy

Mphone sở hữu một hạ tầng kỹ thuật mạnh mẽ và đáng tin cậy. Với công nghệ tiên tiến và mạng lưới phủ sóng rộng khắp, Mphone đảm bảo rằng cuộc gọi của bạn được kết nối một cách ổn định và tin cậy. Hệ thống được thiết kế để đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp với khả năng chịu tải cao, đảm bảo rằng tổng đài di động của bạn luôn hoạt động một cách mượt mà và ổn định.

Với những ưu điểm trên, Mphone là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp muốn đăng ký dịch vụ tổng đài. Bạn sẽ tận hưởng sự linh hoạt trong lựa chọn gói dịch vụ, giá cả cạnh tranh, chính sách chăm sóc khách hàng tận tâm và hạ tầng kỹ thuật đáng tin cậy.

Hơn nữa, Mphone đồng hành cùng bạn trong quá trình triển khai và sử dụng dịch vụ. Đội ngũ chuyên gia của Mphone sẽ hỗ trợ bạn từ giai đoạn cấu hình đến đào tạo người dùng, giúp bạn hiểu rõ về tính năng và tận dụng tối đa tiềm năng của dịch vụ tổng đài.

Tham khảo thêm: đăng ký đầu số 1800 fpt

6.2. Bảng giá tổng đài di động

Xem thêm: bảng giá tổng đài ảo

7. Lời kết

Qua bài viết, chúng ta đã được tìm hiểu về định nghĩa, nguyên lý hoạt động, cấu tạo, và ưu điểm của hệ thống tổng đài di động.Trong số những nhà cung cấp dịch vụ tổng đài di động, Mphone đã được nhấn mạnh là một sự lựa chọn hàng đầu. Với gói dịch vụ linh hoạt, giá cả cạnh tranh, chính sách chăm sóc khách hàng tận tâm và hạ tầng kỹ thuật đáng tin cậy, Mphone đáng được xem xét để đáp ứng nhu cầu tổng đài di động cho doanh nghiệp.

Chúng tôi khuyến khích bạn liên hệ với Mphone qua hotline: 1900 99 9900 để được tư vấn miễn phí về dịch vụ tổng đài di động ngay hôm nay.