Dịch vụ tổng đài tiết kiệm, tối ưu nhất cho doanh nghiệp [MPHONE]

Cập nhật 09/04/2024 | 19:34

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp tổng đài chuyên nghiệp và tiên tiến cho doanh nghiệp của mình? Bạn muốn nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, tăng cường hiệu suất làm việc và quản lý cuộc gọi một cách hiệu quả? Vậy hãy tìm hiểu ngay về dịch vụ tổng đài của Mphone trong bài viết sau.

1. Dịch vụ tổng đài là gì?

Dịch vụ tổng đài là một dịch vụ cung cấp các giải pháp liên lạc cho doanh nghiệp và khách hàng. Dịch vụ tổng đài cho phép doanh nghiệp thiết lập một hệ thống điện thoại chuyên nghiệp, đa kênh và linh hoạt, có thể tích hợp với các ứng dụng khác như email, SMS, chatbot, CRM và nhiều hơn nữa.

Dịch vụ tổng đài giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, tăng hiệu quả làm việc của nhân viên và tiết kiệm chi phí điện thoại.

Dịch vụ tổng đài ảo là loại dịch vụ thoại sử dụng nền tảng IP hiện đại nhằm cung cấp cho khách hàng những cuộc gọi chất lượng cao với chi phí thấp

Tham khảo: Tổng đài thông minh là gì? Thông tin quan trọng doanh nghiệp CẦN BIẾT

2. Sự quan trọng của dịch vụ tổng đài trong doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, dịch vụ tổng đài đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Đây là cầu nối trực tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng, đảm bảo việc tương tác và giao tiếp hiệu quả. Dưới đây là những lý do tại sao dịch vụ tổng đài trở thành một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh:

2.1. Tạo ấn tượng đầu tiên

Dịch vụ tổng đài là kênh tiếp xúc đầu tiên giữa khách hàng và doanh nghiệp. Một dịch vụ tổng đài chuyên nghiệp và chất lượng giúp tạo ấn tượng tích cực, góp phần xây dựng hình ảnh đáng tin cậy và chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng.

2.2. Cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng

Dịch vụ tổng đài giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn. Khách hàng có thể dễ dàng liên hệ để nhận hỗ trợ, giải đáp thắc mắc hay gửi phản hồi. Việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, đáp ứng nhu cầu của khách hàng sẽ tạo sự hài lòng và tăng cường mối quan hệ với khách hàng.

2.3. Tối ưu hóa quy trình làm việc

Dịch vụ tổng đài tiên tiến đi kèm với nhiều tính năng tự động hóa, như IVR thông minh, định tuyến cuộc gọi và ghi âm cuộc gọi. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách giảm thời gian xử lý cuộc gọi, phân bổ công việc hiệu quả và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên.

2.4. Giao tiếp hiệu quả và linh hoạt

Dịch vụ tổng đài cho phép khách hàng và nhân viên giao tiếp một cách hiệu quả và linh hoạt. Tính năng tự động hóa và tích hợp CRM giúp thu thập thông tin khách hàng và lưu trữ lịch sử tương tác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp tục cuộc trò chuyện và cung cấp dịch vụ chất lượng. Nhân viên tổng đài có thể truy cập thông tin khách hàng trước đó và cung cấp hỗ trợ cá nhân hóa, giúp tăng cường sự tương tác và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng.

2.5. Dễ dàng quản lý và phân tích dữ liệu

Dịch vụ tổng đài hiện đại đi kèm với tính năng ghi âm cuộc gọi và phân tích dữ liệu. Điều này cho phép doanh nghiệp thu thập thông tin quan trọng từ cuộc gọi và phân tích hiệu suất của nhân viên. Dữ liệu này có thể được sử dụng để đánh giá và cải thiện quy trình làm việc, đồng thời đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh và hiệu quả.

2.6. Dễ mở rộng phạm vi kinh doanh

Dịch vụ tổng đài 1900, 1800 và đầu số máy bàn cho phép doanh nghiệp mở rộng phạm vi kinh doanh và tiếp cận khách hàng trên toàn quốc. Bất kể vị trí địa lý, khách hàng có thể dễ dàng liên hệ và tương tác với doanh nghiệp, tạo điểm tiếp xúc thuận tiện và tăng cường khả năng tiếp thị và bán hàng.

Trên đây là những lý do cho thấy không có gì ngạc nhiên khi dịch vụ tổng đài trở thành một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp.

Xem thêm: đầu số quốc tế

3. So sánh các loại dịch vụ tổng đài đang có trên thị trường

Trên thị trường hiện nay, có nhiều loại dịch vụ tổng đài khác nhau để đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp. Có thể kể đến 4 loại phổ biến nhất như sau

  • Tổng đài điện thoại cơ bản (PBX): Đây là loại dịch vụ tổng đài truyền thống, hoạt động dựa trên mạng điện thoại cục bộ (PSTN). Tổng đài PBX cung cấp các tính năng cơ bản như cuộc gọi nội bộ, chuyển tiếp cuộc gọi và giữ cuộc gọi. Tuy nhiên, nó có giới hạn trong khả năng mở rộng và tích hợp với các công nghệ mới.
  • Tổng đài IP (IP PBX): Đây là dịch vụ tổng đài sử dụng công nghệ Voice over IP (VoIP), cho phép truyền dữ liệu thoại qua mạng internet. Tổng đài IP cung cấp tính năng linh hoạt hơn, bao gồm cả tích hợp dữ liệu và thoại, tự động hóa cuộc gọi và tích hợp CRM. Nó cũng có khả năng mở rộng dễ dàng và tiết kiệm chi phí liên lạc
  • Tổng đài ảo (Virtual PBX): Đây là dịch vụ tổng đài dựa trên đám mây, không yêu cầu phần cứng vật lý và được quản lý từ xa. Tổng đài ảo cung cấp tính năng linh hoạt, khả năng mở rộng dễ dàng và tích hợp với các ứng dụng khác như email, tin nhắn thoại và chat.

  • Tổng đài đám mây (Cloud-based PBX): Đây là dịch vụ tổng đài lưu trữ trên nền tảng đám mây. Tổng đài đám mây cung cấp tính năng linh hoạt, khả năng mở rộng và tự động hóa cao. Nó cho phép truy cập từ mọi nơi, không cần phải cài đặt phần mềm đặc biệt và có khả năng tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ trực tuyến.

Bảng so sánh giữa 4 dịch vụ tổng đài phổ biến nhất hiện nay

Dịch vụ tổng đài

Đặc điểm

Ưu điểm

Nhược điểm

Tổng đài điện thoại cơ bản (PBX)

Cung cấp tính năng cơ bản. Cần phần cứng vật lý riêng. Hạn chế tính linh hoạt và khả năng mở rộng. Không tích hợp tốt với công nghệ mới

Đáng tin cậy

– Phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ

– Chi phí ban đầu thấp

– Hạn chế tính linh hoạt

– Không tích hợp tốt với công nghệ mới

Tổng đài IP (IP PBX)

Sử dụng công nghệ VoIP

– Tích hợp dữ liệu và thoại

– Tự động hóa cuộc gọi

– Tích hợp CRM

– Giảm chi phí liên lạc

– Tích hợp dễ dàng với các ứng dụng và dịch vụ

– Khả năng mở rộng linh hoạt

– Yêu cầu kiến thức kỹ thuật để cài đặt và quản lý

– Đòi hỏi cơ sở hạ tầng mạng tốt

Tổng đài ảo (Virtual PBX)

– Quản lý từ xa

– Tính linh hoạt cao

– Không cần phần cứng vật lý

– Không yêu cầu phần cứng riêng

– Linh hoạt và dễ dàng mở rộng

– Tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ trực tuyến

– Quản lý từ xa

– Phụ thuộc vào kết nối internet

– Đòi hỏi độ trễ trong truyền tải âm thanh

Tổng đài đám mây (Cloud-based PBX)

– Quản lý từ xa

– Không cần phần cứng vật lý

– Tích hợp với các dịch vụ đám mây

Không yêu cầu phần cứng riêng, quản lý từ xa, linh hoạt và dễ dàng mở rộng, tích hợp với các dịch vụ đám mây, truy cập từ mọi nơi, tiết kiệm chi phí vận hành và bảo trì phần cứng.

Phụ thuộc vào kết nối internet, đòi hỏi độ trễ trong truyền tải âm thanh

4. Các tiêu chí để lựa chọn dịch vụ tổng đài phù hợp với doanh nghiệp

Khi lựa chọn dịch vụ tổng đài, doanh nghiệp nên xem xét các yếu tố sau:

4.1. Quy mô và mục tiêu của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần đánh giá kích thước và phạm vi hoạt động của mình để lựa chọn dịch vụ tổng đài phù hợp. Nếu doanh nghiệp nhỏ và có yêu cầu đơn giản, Tổng đài điện thoại cơ bản (PBX) có thể là lựa chọn hợp lý. Trong khi đó, doanh nghiệp lớn và đòi hỏi tính linh hoạt cao, Tổng đài IP hoặc Tổng đài đám mây có thể là sự lựa chọn tốt.

4.2. Tính linh hoạt và mở rộng

Doanh nghiệp cần xem xét khả năng linh hoạt và khả năng mở rộng của dịch vụ tổng đài. Tổng đài IP và Tổng đài đám mây thường có khả năng linh hoạt và mở rộng tốt hơn so với Tổng đài điện thoại cơ bản.

4.3. Tích hợp và tương thích

Đảm bảo dịch vụ tổng đài có khả năng tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác trong hệ thống của doanh nghiệp, như hệ thống quản lý khách hàng (CRM), email, tin nhắn thoại và chat. Tổng đài IP và Tổng đài đám mây thường có tích hợp tốt với các ứng dụng và dịch vụ trực tuyến, cung cấp khả năng tương thích và tương tác tốt với các công nghệ mới.

4.4. Chi phí và tiết kiệm

Doanh nghiệp cần xem xét chi phí đầu tư ban đầu, cũng như chi phí vận hành và bảo trì dịch vụ tổng đài. Tổng đài điện thoại cơ bản có thể có chi phí ban đầu thấp, nhưng có thể đòi hỏi chi phí cao hơn để nâng cấp và duy trì trong tương lai. Tổng đài IP và Tổng đài đám mây có thể tiết kiệm chi phí liên lạc, vì chúng sử dụng công nghệ VoIP và không yêu cầu phần cứng vật lý riêng.

Dựa trên các tiêu chí trên, doanh nghiệp nên ưu tiên chọn Tổng đài IP hoặc Tổng đài đám mây. Cả hai loại dịch vụ này đáp ứng tốt các yêu cầu về tính linh hoạt, khả năng mở rộng, tích hợp và tương thích. Tuy nhiên, quyết định cuối cùng cần dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, kích thước và ngành nghề hoạt động. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản, với yêu cầu cơ bản và ngân sách hạn chế, Tổng đài điện thoại cơ bản (PBX) có thể là lựa chọn thích hợp.

Tìm hiểu thêm: Đầu số máy bàn

5. Dịch vụ tổng đài chuyên nghiệp Mphone

dịch vụ tổng đài của Mphone – đối tác tin cậy của bạn trong lĩnh vực dịch vụ tổng đài. Chúng tôi tự hào cung cấp một loạt các dịch vụ tổng đài đa dạng nhằm đáp ứng nhu cầu liên lạc của doanh nghiệp. Với sự kết hợp giữa công nghệ tiên tiến và tính linh hoạt, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn một trải nghiệm tổng đài tối ưu và tiện lợi.

Dịch vụ tổng đài của chúng tôi bao gồm:

  • Dịch vụ tổng đài ảo thông minh: Với dịch vụ tổng đài ảo thông minh, bạn có thể tạo và quản lý tổng đài một cách dễ dàng. Bất kể nơi bạn đang làm việc, dịch vụ tổng đài ảo cho phép bạn tiếp nhận và chuyển hướng cuộc gọi đến các phòng ban, nhân viên hoặc chi nhánh khác nhau một cách tự động và thông minh.
  • Dịch vụ tổng đài 1900: Với tổng đài 1900, bạn có thể cung cấp dịch vụ hỗ trợ và tư vấn cho khách hàng của mình thông qua đầu số 1900. Khách hàng có thể liên hệ với doanh nghiệp của bạn một cách tiện lợi và không gặp khó khăn khi cần hỗ trợ.
  • Dịch vụ tổng đài 1800: Tổng đài 1800 cung cấp đầu số miễn phí cho khách hàng, cho phép họ liên hệ với doanh nghiệp của bạn mà không phải chịu bất kỳ cước phí nào. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng và tăng khả năng tiếp cận sản phẩm và dịch vụ của bạn.
  • Dịch vụ đầu số máy bàn: Đầu số máy bàn cung cấp một sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy cho doanh nghiệp của bạn. Bằng cách sử dụng đầu số máy bàn, bạn có thể truyền tải hình ảnh chuyên nghiệp và tạo niềm tin cho khách hàng khi liên hệ với bạn.

6. Tính năng dịch vụ tổng đài Mphone

Dịch vụ tổng đài của chúng tôi còn có các tính năng nổi bật bao gồm:tự động chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, hội nghị điện thoại, menu tùy chọn, quản lý cuộc gọi và thống kê dữ liệu.

  • Tính năng tự động chuyển tiếp cho phép cuộc gọi được tự động chuyển đến số điện thoại hoặc phòng ban tương ứng, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo khách hàng được phục vụ nhanh chóng.
  • Ghi âm cuộc gọi là một tính năng quan trọng giúp lưu trữ và phân tích cuộc trò chuyện với khách hàng, từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ.
  • Quản lý cuộc gọi và thống kê dữ liệu cung cấp thông tin quan trọng về số lượng cuộc gọi, thời gian phục vụ, thời gian chờ đợi và các chỉ số hiệu suất khác, giúp doanh nghiệp đánh giá và cải thiện quá trình phục vụ.
  • Chức năng tự động hóa và IVR thông minh: Dịch vụ tổng đài của chúng tôi có chức năng tự động hóa và IVR (Interactive Voice Response) thông minh. Điều này cho phép bạn tạo các menu tùy chọn và hướng dẫn giọng nói để khách hàng được phục vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả.
  • Định tuyến cuộc gọi thông minh và phân bổ công việc: Dịch vụ tổng đài của chúng tôi cung cấp khả năng định tuyến cuộc gọi thông minh dựa trên các quy tắc và ưu tiên được thiết lập. Bạn có thể phân bổ cuộc gọi đến các nhân viên hoặc phòng ban phù hợp, tăng cường hiệu suất và đảm bảo
  • Tích hợp CRM và quản lý khách hàng: Dịch vụ tổng đài của chúng tôi tích hợp với hệ thống quản lý khách hàng (CRM), cho phép bạn truy cập thông tin khách hàng và lịch sử tương tác trực tiếp từ giao diện tổng đài. Điều này giúp cung cấp dịch vụ cá nhân hóa và tăng cường khả năng tương tác hiệu quả với khách hàng.
  • Tổng đài đa kênh: Dịch vụ tổng đài của chúng tôi hỗ trợ đa kênh, cho phép khách hàng liên hệ thông qua điện thoại, tin nhắn thoại, email hoặc chat trực tuyến. Điều này tạo điều kiện thuận lợi để khách hàng tiếp cận và giao tiếp theo phong cách ưa thích của họ.

Tham khảo thêm: ưu nhược đểm của tổng đài ảo

7. Lý do doanh nghiệp nên ưu tiên chọn dịch vụ tổng đài Mphone

Doanh nghiệp nên lựa chọn dịch vụ tổng đài của Mphone vì các lý do sau:

7.1. Kinh nghiệm và chuyên môn

Chúng tôi có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực dịch vụ tổng đài và đã xây dựng được sự chuyên môn và hiểu biết sâu sắc về nhu cầu của khách hàng. Chúng tôi hiểu rõ các thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt và có khả năng cung cấp các giải pháp phù hợp.

7.2. Công nghệ tiên tiến, hạ tầng mạnh mẽ

Chúng tôi sử dụng công nghệ tiên tiến nhất trong hệ thống tổng đài của mình để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có một môi trường giao tiếp hoàn hảo và hiệu quả.

  • Công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol): Để chuyển đổi âm thanh từ cuộc gọi thành dữ liệu và truyền qua mạng internet. Điều này mang lại lợi ích lớn như chi phí thấp hơn cho cuộc gọi quốc tế và tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác như email, chat trực tuyến và video hội thoại.
  • Hạ tầng mạng mạnh mẽ: hạ tầng mạng đáng tin cậy và hiệu suất cao để đảm bảo chất lượng cuộc gọi tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Mạng của chúng tôi có băng thông rộng, độ trễ thấp và khả năng chịu tải cao, giúp xử lý đồng thời nhiều cuộc gọi và duy trì một kết nối ổn định.

7.3. Giải pháp tùy chỉnh và linh hoạt

Chúng tôi hiểu rằng mỗi doanh nghiệp có yêu cầu và quy trình riêng. Vì vậy, chúng tôi cung cấp giải pháp tổng đài tùy chỉnh và linh hoạt, cho phép bạn thiết lập và tùy chỉnh các tính năng và quy trình theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể tạo menu tùy chỉnh, quy tắc định tuyến và tích hợp với hệ thống hiện có của bạn.

7.4. Đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp

Chúng tôi có một đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp và nhiệt tình sẵn sàng hỗ trợ bạn trong quá trình triển khai và sử dụng dịch vụ tổng đài của chúng tôi. Chúng tôi cam kết đáp ứng nhanh chóng và giải quyết mọi thắc mắc hoặc vấn đề mà bạn có thể gặp phải.

8. Giải đáp các câu hỏi khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tổng đài

  • Câu hỏi: Dịch vụ tổng đài của bạn có hỗ trợ tích hợp CRM không?

Vâng, chúng tôi cung cấp tích hợp CRM trong dịch vụ tổng đài của chúng tôi. Bạn có thể truy cập thông tin khách hàng và lịch sử tương tác trực tiếp từ giao diện tổng đài, giúp tăng cường khả năng tương tác và cung cấp dịch vụ cá nhân hóa.

  • Dịch vụ tổng đài của bạn có hỗ trợ ghi âm cuộc gọi không?

Đúng vậy, chúng tôi cung cấp chức năng ghi âm cuộc gọi. Bạn có thể lưu trữ và xem lại các cuộc gọi để giám sát chất lượng dịch vụ và huấn luyện nhân viên.

  • Câu hỏi: Dịch vụ tổng đài của bạn có hỗ trợ chức năng tự động hóa không?

Chắc chắn, dịch vụ tổng đài của chúng tôi đi kèm với chức năng tự động hóa và IVR (Interactive Voice Response) thông minh. Bạn có thể tạo menu tùy chọn và hướng dẫn giọng nói để khách hàng được phục vụ nhanh chóng và hiệu quả.

  • Dịch vụ tổng đài của bạn có hỗ trợ định tuyến cuộc gọi thông minh không?

Tất nhiên, chúng tôi cung cấp chức năng định tuyến cuộc gọi thông minh. Bạn có thể thiết lập quy tắc và ưu tiên để phân bổ cuộc gọi đến các nhân viên hoặc phòng ban phù hợp, tăng cường hiệu suất và đảm bảo phân phối công việc hiệu quả.

  • Có đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp để hỗ trợ trong quá trình triển khai và sử dụng dịch vụ tổng đài không?

Câu trả lời: Đúng vậy, chúng tôi có một đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp sẵn sàng hỗ trợ bạn trong quá trình triển khai và sử dụng dịch vụ tổng đài. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ qua nhiều kênh liên lạc như điện thoại, email và chat trực tuyến. Đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi có kiến thức chuyên sâu về dịch vụ tổng đài và sẽ giúp bạn giải quyết mọi thắc mắc, đưa ra hướng dẫn và cung cấp giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.

Hơn nữa, chúng tôi cam kết đảm bảo sự ổn định và hiệu quả của dịch vụ tổng đài. Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào, chúng tôi sẽ nhanh chóng đáp ứng và giúp bạn khắc phục. Chúng tôi đặt khách hàng lên hàng đầu và luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất với dịch vụ tổng đài của chúng tôi.

Tham khảo thêm: thuê tổng đài ảo

9. Lời kết

Dịch vụ tổng đài là một yếu tố quan trọng trong việc tạo dựng và nâng cao tương tác với khách hàng, cũng như tăng cường hiệu suất và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Với Mphone, bạn có thể tin tưởng vào dịch vụ tổng đài chất lượng cao, được xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến và hệ thống đáng tin cậy.

Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực này, chúng tôi tự tin rằng dịch vụ tổng đài của chúng tôi sẽ làm tăng sự thành công của doanh nghiệp của bạn. Đội ngũ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp của chúng tôi luôn sẵn lòng giúp đỡ bạn trong quá trình triển khai và sử dụng dịch vụ tổng đài.

Hãy để Mphone đồng hành cùng bạn trong việc xây dựng một hệ thống tổng đài hiệu quả và tạo nên sự khác biệt cho doanh nghiệp của bạn. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay qua hotline: 1900 99 9900 để được tư vấn miễn phí 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *