Tổng đài điện thoại ảo là gì? [TẠI SAO NÊN DÙNG]

Cùng với sự phát triển của công nghệ, tổng đài điện thoại ảo ra đời với nhiều ưu điểm vượt trội hơn hẳn tổng đài truyền thống. Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp giải quyết hoàn hảo tất cả các vấn đề về chăm sóc khách hàng nhưng tối ưu và tiết kiệm chi phí hơn. Chi tiết về tổng đài điện thoại ảo sẽ được trình bày trong bài viết sau.

1. Tổng đài điện thoại ảo là gì?

Tổng đài điện thoại ảo là một hệ thống điện thoại được sử dụng trong một công ty hoặc tổ chức. Người dùng hệ thống điện thoại tổng đài ảo có thể liên lạc với khách hàng, nội bộ công ty hoặc tổ chức của họ bằng cách sử dụng internet.

Thay vì sử dụng các hệ thống điện thoại cục bộ truyền thống, tổng đài ảo sử dụng công nghệ điện thoại qua internet (Voice over Internet Protocol – VoIP) để chuyển tiếp cuộc gọi qua mạng internet.

Các giải pháp tổng đài ảo được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp dịch vụ khác nhau. Một số giải pháp tổng đài điện thoại ảo miễn phí như Zalo Business, Facebook Messenger, Google Voice, Skype. Ngoài ra, các giải pháp tổng đài điện thoại ảo trả phí như Mphone, VOIP24H, Worldfone, ODS,…

Giải pháp tổng đài điện thoại ảo miễn phí thường có giới hạn về số lượng cuộc gọi và tính năng hỗ trợ khách hàng, không được bảo mật tốt. Trong khi đó, giải pháp tổng đài điện thoại ảo trả phí thường cung cấp nhiều tính năng hơn và không giới hạn số lượng cuộc gọi, bảo mật tốt hơn và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của khách hàng.

Xem thêm: tổng đài máy bàn

2. Khác biệt của tổng đài điện thoại ảo với tổng đài truyền thống

Điểm chung của cả hai là đều hỗ trợ trong việc xử lý cuộc gọi, tuy nhiên tổng đài ảo cung cấp nhiều tính năng linh hoạt hơn, dễ dàng quản lý và tích hợp với các dịch vụ và ứng dụng khác. Trong khi đó, tổng đài truyền thống thường hơn trong việc cung cấp chức năng cơ bản và thường được sử dụng trong môi trường văn phòng cố định.

Tham khảo thêm: cách đăng ký đầu số 1800

3. Đối tượng nên sử dụng tổng đài ảo

Tổng đài điện thoại ảo thích hợp cho các đối tượng sau:

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa: Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể tận dụng các tính năng chuyên nghiệp của một hệ thống tổng đài mà không cần đầu tư nhiều vào cơ sở hạ tầng vật lý.
• Các công ty hoạt động từ xa: Tổng đài điện thoại ảo cho phép nhân viên làm việc từ xa hoặc từ nhiều văn phòng khác nhau vẫn có thể kết nối và quản lý cuộc gọi dễ dàng, không bị ràng buộc về địa lý.
• Các tổ chức phi lợi nhuận và tổ chức từ thiện: Tổng đài điện thoại ảo có thể giúp các tổ chức phi lợi nhuận và tổ chức từ thiện có một hệ thống gọi điện hiệu quả để tương tác với cộng đồng và người ủng hộ.

Tổng đài truyền thống phù hợp cho các đối tượng sau:

• Các doanh nghiệp lớn với cơ sở hạ tầng điện thoại cố định đã sẵn có: Nếu doanh nghiệp đã đầu tư vào hệ thống điện thoại cố định và không có nhu cầu thay đổi, tổng đài truyền thống có thể là lựa chọn hợp lý.
• Các công ty có nhu cầu cơ bản và không cần tính năng phức tạp: Nếu công ty chỉ cần các tính năng gọi đi, nhận cuộc gọi và chuyển tiếp cơ bản, tổng đài truyền thống có thể đáp ứng đủ nhu cầu.
• Các doanh nghiệp với mô hình kinh doanh truyền thống: Nếu doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong môi trường văn phòng cố định và không có yêu cầu làm việc từ xa, tổng đài truyền thống có thể phù hợp hơn.

Tìm hiểu thêm: cước phí gọi tổng đài 1900

4. Ưu và nhược điểm của tổng đài điện thoại ảo

Dưới đây là ưu nhược đểm của tổng đài ảo mà doanh nghiệp cần biết để có thể lựa chọn sử dụng tổng đài hợp lý.

4.1. Ưu điểm

Ưu điểm của tổng đài điện thoại ảo:

• Linh hoạt và dễ dàng quản lý: Tổng đài điện thoại ảo cho phép bạn quản lý và tùy chỉnh các thiết lập cuộc gọi một cách dễ dàng thông qua giao diện trực tuyến. Bạn có thể thay đổi thiết lập, thêm mới hoặc xóa số điện thoại ảo một cách nhanh chóng và tiện lợi.
• Cung cấp tính năng đa dạng: Tổng đài điện thoại ảo cung cấp một loạt các tính năng phong phú như hội nghị cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, danh sách đen, tích hợp với các ứng dụng khác như CRM và email, v.v. Điều này giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng và tăng cường hiệu suất làm việc.
• Giảm chi phí: So với tổng đài truyền thống, tổng đài điện thoại ảo không yêu cầu đầu tư vào cơ sở hạ tầng vật lý như điện thoại cố định và dây cáp. Thay vào đó, nó sử dụng công nghệ VoIP và hoạt động trên nền tảng internet, giúp giảm chi phí liên quan đến cài đặt và bảo trì.
• Làm việc từ xa: Tổng đài điện thoại ảo cho phép nhân viên làm việc từ xa kết nối và quản lý cuộc gọi một cách dễ dàng. Điều này cung cấp sự linh hoạt và cho phép nhân viên làm việc từ bất kỳ đâu trên thế giới, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các mô hình làm việc hiện đại.

4.2. Nhược điểm

• Phụ thuộc vào kết nối internet: Tổng đài điện thoại ảo hoạt động trên nền tảng internet, do đó đòi hỏi kết nối internet ổn định để hoạt động tốt. Nếu có sự cố với kết nối internet, có thể gây gián đoạn hoạt động của tổng đài.
• Cần kiến thức công nghệ: Để cài đặt và quản lý tổng đài điện thoại ảo, có thể yêu cầu một số kiến thức về công nghệ để có thể vận hành và sử dụng tổng đài hiệu quả.
• Hạn chế tính năng phần cứng: So với tổng đài truyền thống, tổng đài điện thoại ảo phụ thuộc vào phần cứng của thiết bị cá nhân hoặc cấu hình của nhà cung cấp dịch vụ. Điều này có thể giới hạn một số tính năng phần cứng mạnh mẽ hơn mà tổng đài truyền thống có thể cung cấp, như số lượng đường điện thoại cố định.
• Vấn đề bảo mật: Một tổng đài điện thoại ảo có thể tiềm ẩn các vấn đề bảo mật do hoạt động qua mạng internet. Dù các nhà cung cấp dịch vụ thường áp dụng các biện pháp bảo mật, như mã hóa dữ liệu, nhưng việc sử dụng tổng đài điện thoại ảo vẫn đòi hỏi sự quan tâm và đảm bảo an ninh thông tin của doanh nghiệp.
• Phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ: Sử dụng tổng đài điện thoại ảo đồng nghĩa với việc phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ. Nếu nhà cung cấp dịch vụ gặp sự cố hoặc gián đoạn trong hoạt động, có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện cuộc gọi và hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.

Xem thêm: Tổng đài 1800

5. Doanh nghiệp nên lưu ý gì khi mua tổng đài điện thoại ảo

Khi mua tổng đài điện thoại ảo, doanh nghiệp cần nhớ các lưu ý sau:

• Đánh giá nhu cầu: Xác định rõ nhu cầu và tính toàn diện của doanh nghiệp để chọn tổng đài điện thoại ảo phù hợp với yêu cầu của mình.
• Kiểm tra tính tương thích: Đảm bảo rằng tổng đài điện thoại ảo có khả năng tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ hiện có trong doanh nghiệp như CRM, email, tin nhắn, v.v.
• Xem xét tính năng: Đánh giá các tính năng cần thiết như hội nghị cuộc gọi, ghi âm, chuyển tiếp cuộc gọi, danh sách đen, phân tích dữ liệu và báo cáo. Đảm bảo tổng đài điện thoại ảo cung cấp đầy đủ tính năng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
• Đánh giá hiệu suất và độ tin cậy: Nghiên cứu về nhà cung cấp dịch vụ tổng đài điện thoại ảo để đảm bảo rằng họ cung cấp một hệ thống đáng tin cậy, ổn định và đảm bảo hiệu suất cao.
• Quản lý bảo mật: Đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ tổng đài điện thoại ảo áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu và cung cấp cơ chế xác thực đáng tin cậy để bảo vệ thông tin doanh nghiệp.
• Hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ khách hàng: Xem xét mức độ hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ khách hàng mà nhà cung cấp tổng đài điện thoại ảo cung cấp, bao gồm thời gian phản hồi và sự hỗ trợ sau bán hàng.
• Đánh giá chi phí: So sánh các gói dịch vụ và chi phí liên quan để đảm bảo rằng tổng đài điện thoại ảo có giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp.

Lưu ý này giúp doanh nghiệp có sự lựa chọn thông minh và đáp ứng tốt nhu cầu giao tiếp và quản lý cuộc gọi của mình.

Xem thêm: tổng đài 1900 vinaphone

6. Dịch vụ tổng đài điện thoại ảo Mphone

 Bạn muốn cải thiện hiệu suất kinh doanh, tăng tính linh hoạt và giảm chi phí? Hãy đón nhận dịch vụ tổng đài điện thoại ảo của Mphone – giải pháp hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp. Tại Mphone, chúng tôi hiểu rõ những thách thức mà doanh nghiệp đang đối mặt. Với dịch vụ tổng đài điện thoại ảo tiên tiến, chúng tôi mang đến cho bạn những lợi ích không thể bỏ qua.

Bạn sẽ được tiếp cận với một hệ thống tổng đài điện thoại ảo linh hoạt, tiện lợi và chuyên nghiệp. Tính năng đa dạng bao gồm hội nghị cuộc gọi, ghi âm, chuyển tiếp, và tích hợp CRM, giúp bạn tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng.

Với tổng đài điện thoại ảo của Mphone, bạn sẽ tiết kiệm được chi phí lớn cho việc xây dựng cơ sở hạ tầng vật lý. Bạn chỉ cần kết nối internet và có thể quản lý cuộc gọi từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp làm việc từ xa hoặc có nhiều văn phòng.

Bạn sẽ trải nghiệm sự linh hoạt và tiện ích của dịch vụ tổng đài điện thoại ảo. Không chỉ giúp bạn tối ưu hoá quy trình làm việc, mà còn mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Sự tăng cường hiệu suất làm việc và sự chuyên nghiệp trong giao tiếp sẽ thúc đẩy sự tin tưởng và tăng trưởng kinh doanh.

Hãy để Mphone đồng hành cùng bạn trên con đường thành công. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn 24/7 để đảm bảo bạn nhận được dịch vụ tốt nhất. Hotline: 1900 99 9900

7. Bảng giá dịch vụ tổng đài điện thoại ảo

Tìm hiểu thêm: Đăng ký tổng đài 1900

8. Lời kết

Tổng đài điện thoại ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tiết kiệm nhân sự mà vẫn mang lại hiệu quả giao tiếp tối đa. Vì thế, đừng để doanh nghiệp bỏ lỡ thời cơ áp dụng công nghệ để chuyển hóa doanh nghiệp. Liên hệ hotline: 1900 99 9900 để được Mphone tư vấn chi tiết.