Cách Hạn Chế Cuộc Gọi Nhỡ

Hệ thống tổng đài VoIP mang đến nhiều tính năng thông minh giúp bạn dễ dàng quản lý cuộc gọi và hạn chế tình trạng cuộc gọi nhỡ. Với một chút tinh chỉnh và sử dụng đúng cách, bạn có thể tận dụng tối đa các tính năng cơ bản này. Dưới đây là các mẹo và thủ thuật giúp bạn khai thác hệ thống VoIP để hạn chế cuộc gọi nhỡ.

Xem thêm: Tính Năng VoIP Cơ Bản

1. Tăng Thời Gian Chờ

Một trong những lý do phổ biến khiến cuộc gọi bị nhỡ là thời gian chờ quá ngắn. Khi khách hàng gọi đến và không nhận được phản hồi ngay lập tức. Thông thường, cuộc gọi đến một số di động sẽ kéo dài trong 45 giây. Tuy nhiên với hệ thống tổng đài VoIP, bạn có thể cấu hình để thời gian chờ kéo dài hơn.

Cách thực hiện

Điều chỉnh thời gian chờ: Thiết lập thời gian đổ chuông lâu hơn trước khi chuyển sang chế độ khác (chuyển hướng hoặc để lại lời nhắn).

Phân tích thời gian: Sử dụng dữ liệu từ hệ thống VoIP để xác định khoảng thời gian khách hàng thường chờ đợi trước khi cúp máy.

Gợi ý thời gian: Có thể đặt thời gian từ 1 phút đến 2 phút để đảm bảo nhân viên có đủ thời gian tiếp nhận cuộc gọi.

Mẹo hay: Chọn nhạc chờ dễ nghe từ kho nhạc chờ Mphone có thể giúp khách hàng cảm thấy thoải mái trong khi chờ đợi.

Ưu điểm

Giảm tỷ lệ cuộc gọi nhỡ do khách hàng cúp máy quá sớm.

Tăng khả năng bắt máy kịp thời khi nhân viên đang xử lý công việc khác.

2. Thiết Lập Đổ Chuông Trên Nhiều Máy Nhánh

Việc chỉ để một nhân viên hoặc một điện thoại nhận nhiều cuộc gọi dễ dẫn đến tình trạng quá tải và bỏ lỡ cuộc gọi. Tổng đài VoIP cho phép đổ chuông đồng thời, giúp tăng khả năng phản hồi kịp thời.

Cách thực hiện

Tính năng "Ring Group/Multi-Ring": Cho phép nhiều máy nhánh và thiết bị nhận thông báo về một cuộc gọi đến.

Thứ tự đổ chuông: Bạn có thể thiết lập chế độ đổ chuông đồng thời hoặc lần lượt theo thứ tự ưu tiên (ví dụ: máy nhánh A trước, sau đó đến máy nhánh B và C).

Tích hợp với các bộ phận: Đổ chuông cùng lúc tại các bộ phận liên quan để không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi quan trọng nào.

Ưu điểm

Đảm bảo luôn có người trực để nhận cuộc gọi.

Phân phối công việc đều giữa các nhân viên, tránh tình trạng một người bị quá tải.

3. Chuyển Hướng Tới Nhiều Số Cá Nhân

Trong trường hợp tất cả máy nhánh đều bận hoặc ngoài giờ làm việc, việc chuyển hướng cuộc gọi đến số cá nhân của nhân viên là giải pháp hiệu quả để duy trì kết nối với khách hàng.

Cách thực hiện

Thiết lập "Call Forwarding": Chuyển hướng cuộc gọi đến các số di động cá nhân nếu không có ai bắt máy tại văn phòng.

Tạo nhiều lớp chuyển hướng: Ví dụ, nếu số A không trả lời, cuộc gọi sẽ được chuyển đến số B, sau đó là số C.

Tùy chỉnh theo thời gian: Bạn có thể cấu hình chuyển hướng tự động ngoài giờ làm việc hoặc khi các nhân viên đang bận.

Với các gói Business bạn có thể chuyển hướng tới 1 số cá nhân trên mỗi user. Với các gói Telesales, bạn có thể chuyển hướng tới 2 đến 3 số cá nhân trên mỗi user, và không giới hạn với các gói Premium.

Ưu điểm

Giữ kết nối liên tục với khách hàng dù nhân viên không ở văn phòng.

Tăng cơ hội giải quyết các yêu cầu khẩn cấp hoặc quan trọng.

Xem thêm: Tính Năng VoIP Nâng Cao

Kết luận

Trên đây là các phương pháp Mphone sử dụng để tối ưu tổng đài cho khách hàng. Bằng cách áp dụng các thủ thuật trên, bạn không chỉ quản lý tốt các cuộc gọi đến mà còn tạo hình ảnh ấn tượng hơn trong mắt khách hàng và đối tác. Nếu có bất cứ góp ý nào, hãy để lại đánh giá và bình luận ở bên dưới.