Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các tính năng nâng cao của hệ thống tổng đài VoIP gồm: Ghi Âm và Phát Lại, Thống Kê Thời Gian Gọi, Họp Trực Tuyến, Tích Hợp CRM, Tích Hợp Đa Kênh Omni-Channel và Tích Hợp AI.
Xem thêm: Bảng Giá Tổng Đài VoIP
1. Ghi Âm Cuộc Gọi
Giới thiệu
Ghi âm cuộc gọi và lưu trữ đám mây là một tính năng quan trọng trong nhiều môi trường doanh nghiệp, đặc biệt là trong các ngành yêu cầu lưu trữ thông tin cho mục đích đào tạo, kiểm tra chất lượng dịch vụ, hoặc đảm bảo tuân thủ các quy định. Tính năng này cho phép lưu trữ toàn bộ cuộc gọi, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất khi cần thiết.
Đặc điểm
Ghi âm tất cả các cuộc gọi đến và đi.
Hỗ trợ lưu trữ trên đám mây và tìm kiếm cuộc gọi theo thời gian, ngày tháng hoặc nhân viên.
Xem thêm: Tính Năng VoIP Cơ Bản
2. Phát Lại Cuộc Gọi
Giới thiệu
Phát lại cuộc gọi là tính năng phổ biến của các tổng đài VoIP, cho phép doanh nghiệp ghi lại các cuộc gọi vào và ra. Việc ghi âm không chỉ phục vụ cho mục đích kiểm tra chất lượng dịch vụ mà còn giúp bảo vệ quyền lợi của cả khách hàng và nhân viên.
Lợi ích
Đảm bảo chất lượng dịch vụ: Quản lý có thể nghe lại các cuộc gọi để đánh giá mức độ chuyên nghiệp và kỹ năng của nhân viên, từ đó đưa ra các chỉ đạo cải thiện.
Giải quyết tranh chấp: Các cuộc gọi được ghi âm có thể sử dụng để giải quyết các tranh chấp giữa khách hàng và doanh nghiệp.
Đào tạo nhân viên: Từ những cuộc gọi ghi âm, doanh nghiệp có thể sử dụng chúng làm tài liệu đào tạo cho nhân viên mới hoặc giúp nhân viên cải thiện kỹ năng giao tiếp.
Hướng dẫn
Trong giao diện quản lý của tổng đài VoIP, bạn có thể bật tính năng “Call Recording” cho từng cuộc gọi hoặc cho tất cả các cuộc gọi của nhân viên.
Khi có yêu cầu phát lại, quản lý chỉ cần truy cập vào phần lưu trữ và chọn cuộc gọi để nghe lại.
3. Thống Kê Cuộc Gọi
Giới thiệu
Thống kê thời gian gọi là một tính năng quan trọng trong tổng đài VoIP, giúp doanh nghiệp theo dõi các chỉ số cuộc gọi, bao gồm tổng thời gian gọi, thời gian chờ đợi, thời gian giao tiếp thực tế, và thời gian bận. Các báo cáo này cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả hoạt động của hệ thống tổng đài và chất lượng dịch vụ khách hàng.
Lợi ích
Cải thiện hiệu suất làm việc: Giám sát thời gian cuộc gọi giúp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên và phát hiện những vấn đề tiềm ẩn như tắc nghẽn cuộc gọi hoặc thời gian đợi quá lâu.
Tối ưu hóa nguồn lực: Giúp các quản lý điều chỉnh lịch làm việc hoặc phân bổ nhân viên phù hợp hơn, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc quá tải trong các giờ cao điểm.
Ra quyết định chính xác hơn: Dữ liệu thống kê từ các cuộc gọi giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh và cải thiện chiến lược phục vụ khách hàng.
Hướng dẫn
Trong ứng dụng quản lý tổng đài, bạn có thể truy cập vào phần “Call Reports” để xem thống kê thời gian gọi chi tiết cho từng nhân viên, bộ phận hoặc toàn bộ hệ thống.
4. Họp Trực Tuyến
Giới thiệu
Họp trực tuyến là tính năng giúp tổ chức cuộc họp từ xa mà không cần gặp mặt trực tiếp. Tổng đài VoIP tích hợp với các công cụ họp trực tuyến giúp doanh nghiệp dễ dàng tổ chức các cuộc họp với khách hàng, đối tác hoặc nhân viên ở bất kỳ đâu.
Lợi ích
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần phải di chuyển hoặc thuê phòng họp, tất cả các cuộc họp có thể thực hiện trực tuyến qua nền tảng tổng đài VoIP.
Nâng cao sự hợp tác: Nhân viên có thể tham gia cuộc họp từ bất kỳ đâu, góp phần thúc đẩy sự hợp tác và giảm thiểu khoảng cách giữa các phòng ban, chi nhánh.
Khả năng chia sẻ tài liệu: Các công cụ họp trực tuyến thường có tính năng chia sẻ màn hình, tài liệu và video trực tiếp trong suốt cuộc họp.
Hướng dẫn
Trong ứng dụng quản lý tổng đài, hoặc trên trình duyệt, vào mục "Meet / Meetings" sau đó nhấn "Start Now". Với vai trò Admin, bạn sẽ nhận được một đường link vào cuộc họp, có thể tạo mật khẩu. Sau đó gửi đường link cho những người muốn tham gia.
5. Tích Hợp CRM
Giới thiệu
Tính năng tích hợp CRM cho phép tổng đài VoIP kết nối trực tiếp với các phần mềm quản lý khách hàng CRM như Bitrix24, Salesforce, HubSpot, Zoho CRM, và nhiều nền tảng khác. Khi có cuộc gọi đến, hệ thống sẽ tự động hiển thị thông tin khách hàng, giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt thông tin và tương tác hiệu quả hơn.
Lợi ích
Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Nhân viên có thể biết ngay khách hàng nào đang gọi, lịch sử cuộc gọi, và các thông tin liên quan, từ đó cung cấp dịch vụ cá nhân hóa.
Tối ưu hóa quy trình làm việc: Tích hợp CRM giúp lưu trữ và đồng bộ hóa dữ liệu khách hàng, giúp giảm thiểu công việc nhập liệu thủ công và cải thiện năng suất.
Quản lý thông tin khách hàng dễ dàng: Các thông tin về khách hàng, cuộc gọi, lịch sử giao dịch được cập nhật tự động và lưu trữ trên CRM, giúp dễ dàng truy xuất và phân tích.
Ví dụ thực tế
Khi một khách hàng gọi đến, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm và hiển thị thông tin của họ trong CRM mà bạn đang sử dụng. Nhân viên có thể thấy lịch sử tương tác trước đó, giúp cuộc trò chuyện trở nên hiệu quả và cá nhân hóa hơn.
Xem thêm: Tổng Đài Tích Hợp CRM
6. Tích Hợp Đa Kênh (Omni-Channel)
Giới thiệu
Tính năng tích hợp đa kênh cho phép hệ thống tổng đài VoIP kết nối với nhiều kênh giao tiếp khác nhau như điện thoại, email, chat trực tuyến, mạng xã hội, và tin nhắn SMS. Điều này giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng liền mạch và hiệu quả trên tất cả các kênh liên lạc.
Lợi ích
Tăng cường sự tiếp cận với khách hàng: Khách hàng có thể liên lạc với bạn qua bất kỳ kênh nào họ thích, bao gồm gọi điện thoại, gửi email, hoặc trò chuyện trực tiếp trên website.
Cải thiện chất lượng dịch vụ: Nhân viên có thể quản lý tất cả các yêu cầu của khách hàng từ nhiều kênh trong một giao diện duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả xử lý.
Tích hợp tất cả thông tin giao tiếp: Các dữ liệu từ mọi kênh giao tiếp đều được lưu trữ và theo dõi dễ dàng, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng.
Ví dụ thực tế
Ví dụ, một khách hàng có thể bắt đầu một cuộc trò chuyện trên website, rồi chuyển sang gọi điện thoại mà không cần phải giải thích lại từ đầu. Hệ thống tổng đài VoIP kết nối đa kênh sẽ tự động cập nhật tất cả thông tin vào cơ sở dữ liệu khách hàng.
Xem thêm: Tổng Đài Tích Hợp Đa Kênh
7. Tích Hợp AI
Giới thiệu
Tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) vào tổng đài VoIP mang lại khả năng tự động hóa trong nhiều tác vụ, như phân tích cuộc gọi, dự đoán nhu cầu khách hàng, và cung cấp trợ lý ảo cho nhân viên và khách hàng. AI có thể giúp phân loại cuộc gọi, hướng dẫn khách hàng tự động qua các lựa chọn, hoặc cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất cuộc gọi.
Lợi ích
Tự động hóa quy trình: AI có thể tự động phân loại các cuộc gọi đến và chuyển hướng đến bộ phận thích hợp mà không cần nhân viên tham gia.
Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Các trợ lý ảo dựa trên AI có thể cung cấp phản hồi nhanh chóng và chính xác cho khách hàng, giảm thiểu thời gian chờ đợi và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Dự báo và phân tích thông minh: AI giúp phân tích dữ liệu cuộc gọi và đưa ra các dự đoán về nhu cầu của khách hàng, giúp doanh nghiệp chuẩn bị trước các tình huống cần thiết.
Ví dụ thực tế
Trong các hệ thống tổng đài VoIP hiện đại, AI có thể nhận diện giọng nói và chuyển văn bản cuộc gọi thành dữ liệu, hỗ trợ phân tích hành vi khách hàng hoặc hướng dẫn tự động qua IVR (Interactive Voice Response).
Xem thêm: Tổng Đài Tích Hợp AI
Kết Luận
Các tính năng nâng cao của tổng đài VoIP không chỉ mang lại sự tiện lợi mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và gia tăng hiệu suất. Việc áp dụng các tính năng như Thống Kê Thời gian Gọi, Ghi Âm và Phát Lại Cuộc Gọi, Họp Trực Tuyến, Tích Hợp CRM, Tích Hợp Đa Kênh, và Tích Hợp AI sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện trải nghiệm khách hàng và duy trì sự cạnh tranh trong thị trường ngày nay.
Bài viết liên quan
Tổng Đài Tích Hợp AI: Phân Tích Kỹ Thuật và Ứng Dụng Thực Tiễn
Tổng đài tích hợp AI là hệ thống liên lạc sử dụng công nghệ AI
Th12
Tổng Đài Tích Hợp CRM: Phân Tích Cấu Trúc và Ứng Dụng
Tổng đài tích hợp CRM là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp nâng cao
Th12
Tổng Đài Đa Kênh Omni-Channel: Thành Phần và Ứng Dụng
Trong bối cảnh công nghệ phát triển, nhu cầu của khách hàng đối với các
Th12
Các Tính Năng VoIP Cơ Bản
Chúng ta cùng phân tích các tính năng cơ bản của một hệ thống tổng
Th12
Bảng Giá Tổng Đài Ảo VoIP
Bảng giá tổng đài ảo VoIP với các gói Business, Telesales và Premium. Giá rẻ,
Th8
Đánh giá
Chưa có đánh giá.