Bài 1: Hướng dẫn sử dụng App 3CX

Hướng dẫn sử dụng chi tiết ứng dụng 3CX trên điện thoại smartphone iOS và Android.

1. Đăng Nhập 

Kiểm tra email

Sau khi được tạo tài khoản cho mình, người dùng đăng nhập vào email đã được đăng kí sẽ nhận được những thông tin như sau:

Hình 1: Mail bạn sẽ được nhận

Tải App về máy

Người dung chọn hệ điều hành tương ứng để tải app 3CX về:

• IOS: dành cho dòng điện thoại Iphone, Ipad.
• Android: dành cho các dòng điện thoại như Samsung, Sony, Nokia, Oppo, Bphone, LG, ...

Hoặc người dùng có thể sử dụng phần mềm tải ứng dụng của mình tìm kiếm 3CX:

Hình 2: Khi tìm kiếm "3cx" sẽ hiện được app như hình

Tiến hành đăng nhập

Sau khi tải về người dùng bật app lên:

Hình 3: Chọn "Agree"

Hình 4: Chọn "Cho phép" khi có những thông báo hiện lên

Hình 5: Chọn "Ignore"

Hình 6: Bấm vào giữa để quét mã

QR Code được đính kèm ở cuối mail của người dùng:

Hình 7: Nhấp vào QR code như hình khoanh đỏ

Hình 8: Cho điện thoại bạn quét mã

Hình 9: Giao diện của bạn sau khi scan thành công

Hoặc bạn có thể nhấp vào 3 sọc ngang ở phía trái giao diện:

Hình 10: Bạn có thể nhấp vào Scan QR Code để quét mã mới

2. Hướng Dẫn Sử Dụng App 3CX

Status

Mục này đóng vai trò như một danh bạ của các đồng nghiệp, hoặc xem đồng nghiệp mình có hoạt động hay không (available) thì mới liên lạc được.

Hình 11: Nhấp vào "Status" giao diện sẽ hiện ra

Màu xanh: Sẵn sàng nhận mọi cuộc gọi.

Màu vàng: đang có cuộc gọi đến, hoặc đi.

Màu cam: cuộc gọi sẽ được chuyển vào voicemail

• Tùy chỉnh trạng thái (icon màu xanh khoanh tròn trên Hình 10)

Hình 12: Thanh trạng thái người dùng có thẻ chọn

Trong mỗi trạng thái, người dùng có thể tự cấu hình thời gian đổ chuông, phương thức nghe nhận cuộc gọi hoặc chuyển tiếp cuộc gọi.

Bạn có thể nhấn vào mũi tên đã khoanh tròn như Hình 11 và cấu hình tùy chọn của mình.

Hình 13: Giao diện để người dùng tùy chọn

Chú thích:

1. No Answer Timeout: mục này cho phép người dùng có thể tùy chọn sau bao lâu không trả lời thì cuộc gọi sẽ tắt.

(2) (3) Unanswered Calls: cuộc gọi bị nhỡ, khi mình không bắt máy.

1. Forward To: Khi cuộc gọi bị nhỡ, hội thoại đồng nghiệp của bạn sẽ chuyển tới bạn bằng tùy chọn nào. Mục này đối với những cuộc gọi khi người gọi ở ngoài mạng nội bộ, gọi bằng 3G, 4G.
2. Forward Internal Calls to: như ở mục (2) nhưng mục này chỉ giới hạn trong vùng mạng công ty mình.

Hình 14: Người dùng có thể tùy chọn mục  chuyển tiếp cuộc gọi nhỡ đến đâu

Voicemail: khi có cuộc gọi nhỡ, đối tác sẽ được ghi âm cuộc gọi và gửi về voicemail của bạn:

Bước 1:

Hình 15: Nhấp vào điểm khoanh tròn

Bước 2:

Hình 16: Chọn Voice Mail

Bước 3:

Hình 17: Danh sách cuộc gọi nhỡ đã được ghi âm lại

Khi nhấp vào số mà bạn bị nhỡ sẽ hiện lên các tùy chọn sau:

Hình 18: Một số tùy chọn

“Call uit”: gọi lại người gọi mà bạn bị nhỡ.

“Play”: nghe lại cuộc gọi. Khi nhấn “Play” sẽ hiện ra giao diện như sau:

Hình 19: Nhấn "Answer" để nghe lại lời nhắn, “Decline” để hủy

“Mark as heard”: đánh dấu là đã nghe rồi.

“Delete”: xóa lời nhắn cuộc gọi này.

1. Extension: khi bạn có cuộc gọi nhỡ, lời nhắn sẽ gửi đển người mà bạn chọn làm extension:

Hình 20: Những người dùng trong mạng sẽ hiện lên và bạn sẽ chọn một người để mà chuyển tiếp lời nhắn

1. My Mobile: cuộc gọi sẽ được chuyển sang số điện thoại của bạn được admin đăng kí trước đó.
2. External number: bạn muốn chuyển tiếp vào số điện thoại riêng của chính mình (số điện thoại này không phải số mà admin đã đăng kí).
3. System Extension: cuộc gọi của bạn sẽ được chuyển đến những group voicemail, fax mà bạn muốn:

Hình 21: Các mục hiện ra cho phép bạn tùy chọn group hoặc fax

1. Send Busy: cuộc gọi khi nhỡ sẽ kết thúc chứ không ghi âm lời nhắn.

(4) (5) Busy or Not Registered: khi bạn có 2 người gọi bạn cùng một lúc, cuộc gọi người đến sau sẽ được chuyển tiếp (forward) theo tùy chọn của bạn như mục (2) (3).

5a. Khi tích vào ô, sẽ rung cùng lúc cả số điện thoại extension (1000x) và số điện thoại của bạn được đăng kí bởi admin. 

5b. Khi tích vào ô, bạn sẽ chấp nhận được nhiều cuộc gọi cùng một lúc.

• Away

Hình 22: Giao diện khi chọn trạng thái Away

1. Switch status back after: mục này bạn sẽ chọn thời gian quay về trạng thái “Available”
2. Forward External Calls: khi bạn đang ở ngoài, bạn muốn chuyển tiếp lời nhắc về đâu như trên mục “Available”

Out of Office hours Voice Mail: là khung giờ bạn không còn nhận cuộc gọi nữa và chuyển tiếp lời nhắc đó về lưu trữ.

1. Forward Internal Calls: khi bạn ở trong công ty, bạn muốn chuyển tiếp lời nhắc về đâu như trên mục “Available”

Với “Do Not Disturb”, “Lunch”, “Business Trip” tương tự như tùy chọn của “Available” và “Away”

Contacts

Nếu status đóng vai trò là danh bạ nội bộ của các số extension, thì contact trích xuất từ chính danh bạ của bạn, và bạn có thể gọi cho đối phương (chỉ sử dụng được khi admin kích hoạt sim của bạn).

• Recents 

Hình 23: Những cuộc gọi, nhận, nhỡ sẽ được hiển thị trong đây

Messages

Hình 24: Mục này giúp bạn có thể trao đổi tin nhắn, nhấp vào khoanh tròn màu vàng để tạo tin nhắn mới

Trở về lại giao diện chính

Hình 25: Nhấp vào 3 gạch ngang ở phần góc

• Recordings

Lưu trữ lại dữ liệu ghi âm trong cuộc gọi (chỉ hoạt động khi admin cho phép bạn sử dụng).

• Schedule Conference

Hình 26: Giao diện khi vào Schedule Conference

Nhấp vào Conference starts at để bắt đầu thời gian cuộc họp sẽ diễn ra, tích vào “Enable Announcements” để bật thông báo trước một vài phút.

Chọn “Edit Organizers” để chọn những người cần thêm vào nhóm để tham gia cuộc họp.

Hình 27: giao diện khi đến giờ

Setting

• Account:

Hình 28: Đây là những account mà bạn đã đăng nhập vào điện thoại mình, chọn 1 tài khoản nếu bạn muốn thay đổi

Hình 29: Bạn có thể chuyển đổi tài khoản nhanh khi nhấp vào chỗ đã khoanh tròn

• Audio Options

Hình 30: Giao diện khi vào "Audio Options"

“Echo Cancellation”: sẽ làm giảm bớt độ vang khi có 2 máy ngồi gần nhau.

“Silence Detection”: sẽ tạm tắt âm thanh khi không có âm thanh (giảm tiếng ồn).

• Advanced

Hình 31: Các mục được tùy chọn trong Advanced

Enable 3G: cho phép bạn sử dụng dữ liệu di động để gọi, nhận cuộc gọi.

Keypad Tone: bật tiếng khi bạn nhập vào bàn phím.

Use System Ringtone: đổi kiểu chuông trong điện thoại của bạn.

Busy When On GSM Call: nếu bạn bật tính năng này người gọi sẽ nhận được tin báo bận từ bạn khi bạn đang có cuộc gọi từ sim điện thoại mình.

Verbose Logging: bắt log gói tin từ chính điện thoại của mình đến điện thoại người nhận, file log sẽ được hiện dưới dạng file .txt trong thư mục /3CXPhone/log.txt

Hình 32: Nơi lưu file log mà bạn vừa bật "Verbose Logging"

Hình 33: Cấu trúc file log mặc định

• Application Theme

Hình 34: Bạn có thể tùy chọn theme của mình là trắng hoặc đen

• About

Hiển thị thông tin version của app bạn hiện tại.

• Help

Cho phép bạn truy cập vào trang chủ để được nhận hướng dẫn rõ ràng hơn.

• Exit-Ignores PUSH

Cho phép thoát ra và không nhận bất kì cuộc gọi nếu đến khi bạn bật app lại.

• Gọi đa cuộc gọi

Hình 35: Những mục LINE được hiện trên giao diện

Ở hình trên bao gồm 5 line tương ứng với 5 cuộc gọi đồng thời bạn có thể kết nối cùng một lúc (mỗi lần bạn chỉ có thể nói với 1 người nhưng cùng bạn có thể gọi cho 5 người), bạn chọn line nào sẽ được nói chuyện với người ở line đó.

Hình 36: Dùng 2 line để nói chuyện với 2 người khác nhau

Ví dụ: bạn đang nói với 2 người, mỗi người 1 line, khi bạn chuyển sang line 2, người ở line 1 sẽ chỉ nghe 1 điệu nhạc chờ, khi trở về line 1 bạn phải nhấp “Resume” để có thể tiếp tục cuộc gọi.

• Các tính năng khi đang gọi

Hình 37: Những tính năng bạn có thể sử dụng khi đang gọi

• Hold: giữ máy, người nghe sẽ không nghe được mình nói gì.
• Transfer: chuyển cuộc gọi đến người tiếp theo, lúc này bạn sẽ được kết thúc cuộc gọi, chỉ có người nghe và người được chuyển tiếp nói chuyện với nhau.
• Keypad: bạn sẽ được tiếp tục nhập số.
• Mute: khi bạn bật mute, người nghe sẽ không nghe bạn nói gì.
• Speaker: mở loa ngoài.
• Att.transfer: bạn sẽ được chuyển sang line mới cho một cuộc gọi mới.
• Conference: thêm người vào cuộc trò chuyện (như một cuộc họp).
• Rec: ghi âm lại cuộc gọi. (lưu ý chỉ được sử dụng khi admin cho phép).

Kết luận

Sử dụng ứng dụng 3CX trên smartphone giúp bạn không bị giới hạn bởi không gian văn phòng, làm việc linh hoạt ở bất cứ đâu mà vẫn giữ liên lạc thông suốt với đồng nghiệp và khách hàng.