Bài 4: Hướng dẫn sử dụng WebClient

WebClient là giao diện tổng đài chạy trực tiếp trên trình duyệt web như Chrome, Edge…, cho phép bạn: Gọi điện / nhận cuộc gọi, Chat nội bộ, Kiểm tra voicemail, lịch sử cuộc gọi, Tùy chỉnh trạng thái, Tổ chức hội nghị video, gọi nhóm.

1. Truy cập Web Client

Bước 1: Mở email cấu hình 3CX

Trong email bạn nhận được từ hệ thống sẽ có link đăng nhập như: https://tencongty.3cx.vn:5001/webclient

Bước 2: Đăng nhập

• Nhập username và password (có trong email) HOẶC
• Nhấn vào link "Login with your browser" trong email để tự động đăng nhập

Nếu đăng nhập lần đầu, trình duyệt có thể yêu cầu cho phép microphone - hãy bấm "Cho phép".

2. Sử dụng WebClient

Giao diện của WebClient:

• Màu xanh: đang online
• Màu vàng: đang thực hiện cuộc gọi
• Màu đỏ: đang có cuộc gọi đến nhưng chưa nghe máy
• Màu cam (3801) không nhận cuộc gọi, khi có KH goi đến sẽ chuyển sang voicemail.

Online / Offline

Client có thể tùy chỉnh trạng thái hiện diện của bản thân, ở đây sẽ có 5 trạng thái:

Available: luôn sẵn sàng chờ cuộc gọi

Alway: có thể chờ cuộc gọi 

Do Not Disturb: không làm phiền

Lunch: giờ ăn trưa

Bussiness Trip: đi công tác

Client có thể tự chỉnh chuyển tiếp cuộc gọi khi không bắt máy trong thời gian (...giây) qua: Voicemail (hộp thư thoại) / Extension khác / Số sim di động / Số điện thoại - Nick Skype / Group Ext khác hoặc báo bận.

Khi chỉnh cái này sẽ tự động quay lại status hiện tại sau khoảng thời gian đã set

Sau khi cuộc gọi đã thực hiện mà client không bắt máy sẽ được forward đến:

Voicemail: hộp thư thoại

Extension: số máy nhánh của 1 bạn cùng phòng hoặc 1 extention chỉ định khác.

My mobile: chuyển cuộc gọi về số di động, số điện thoại khác

External Number or Skype ID: chuyển cuộc gọi về cuộc gọi skype

System extension:  Số nhóm của ext

Send Busy: báo bận

Danh bạ

Có danh sách KH chung của công ty, có danh bạ số điện thoại của KH cá nhân, danh bạ số ext đồng nghiệp

Lịch sử cuộc gọi: cuộc gọi ra, gọi vào, gọi nhỡ

Voicemail

Chức năng hộp thư thoại cho phép nghe lại các tin nhắn thoại

Chat với extension

Click vào dấu + để thêm chat với các extension khác

Chọn người để chat 

Webmeeting

Hội thảo video, ưu điểm có thể hội thảo cùng lúc 25 người, người tham gia không cần có tài khoản 3cx, chỉ cần dùng trình duyệt web chrome là có thể tham gia hội thảo video mà không cần cài bất cứ ứng dụng nào.

Tính năng trong cuộc hôi thảo web:

Mời thêm nhiều người tham gia bằng email

Copy link phòng hội thảo của bạn và gửi qua skype cho người bạn cần mời họp:

Whiteboard: cho phép vẽ ý tưởng trong cuộc hội thảo để dễ trình bày với công cụ:

Trong cuộc hôi thảo có thể tạo chủ đề để biểu quyết:

Lập lịch tạo một cuộc đàm thoại nhiều người (Confenerce)

Subject: tạo chủ đề cuộc gọi

Note to Participants: ghi chú

Cenladar: tạo lịch để gọi

Ở đây sử dụng 3CX (direct eMail): gửi mail đến các extension có trong hệ thống sẽ được tạo cho cuộc gọi

Switchboard

Đây là phần để cho manager quản lý các cuộc gọi. Chỉ áp dụng đối với những phiên bản có key pro

Trước tiên phải set quyền manager cho extensions đó:

Bước 1: Ở web admin chọn vào extension muốn set quyền

Bước 2: Ở thẻ rights, trong mục role chọn lại quyền manager

Khi có một cuộc gọi đến giữa các extensions thì người manager có thể quản lí được các cuộc gọi đó.

Khi click chuột phải vào cuộc gọi đó sẽ có những option cho manager sau:

Barge In: đưa cuộc gọi đó vào phòng chờ 

Listen: người manager có thể nghe được nội dung cuộc gọi đó

Whisper to….: cho phép manager trò chuyện cùng extensions đó

Tranfer to… : chuyển tiếp cho người khác từ extensions đó

Park…: đưa extension đó vào phòng chờ

Drop: hủy bỏ cuộc gọi đó

Record: ghi lại cuộc gọi đó

Queue Calls

Đây được gọi là hàng đợi, giống như khi có một cuộc gọi nào đó đến tổng đài mà có ở đó chỉ có 10 người trực và 10 người đó đều có cuộc gọi bận. Khi đó cuộc gọi của bạn sẽ được đưa vào hàng đợi, đợi cho 1 trong 10 người kia rãnh thì sẽ push cuộc gọi đó vào cho người trực rảnh.

Wallboard

Đây là phần tổng kết của một extension, ở đây sẽ show ra tổng các cuộc gọi, thời gian chờ,...

Reminders

Đây là tính năng giúp tạo một lời nhắc cho một extensions nào đó. Vd: Người A muốn tạo một lời nhắc nhở với người B vào khoảng 10h sáng. Thì reminder sẽ giúp vào đúng 10h sáng ngày hôm đó sẽ tự tạo một cuộc gọi đến cho người B nhắc nhở.

Cách tạo một Reminders:

• B1: chọn một extension muốn tạo lời nhắc nhở

• B2: set thời gian ngày tháng giờ muốn tạo lời nhắc

• B4: Kiểm tra lại ở phần Switchboard -> Reminders

Settings

General

Đây là phần show ra chi tiết thông tin về một extension.

Presence

Đây là phần chỉnh để xem được các extension trong people.

+ Show unregistered extensions: show ra các extension chưa đăng kí

+ Show Presence of: show các extension có trong 1 group

Call Forwarding

Cho phép chỉnh sửa các thông số về status của một extension, có hướng dẫn trước đó ở phía trên.

Greetings

Thiết lập lời chào cho các status của một extension. Ở đây mình sẽ upload một file nhạc hoặc lời chào của một ai đó hoặc có thể tự ghi âm rồi up lên loại.

Scan QR Code

Đây là phần để user quét mã QR trên điện thoại.

Kết luận

WebClient là cách đơn giản nhất để bạn sử dụng 3CX mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần có trình duyệt và kết nối internet. Nó tích hợp đầy đủ tính năng từ gọi điện đến họp trực tuyến mà không cần cài app hay thiết bị phức tạp.