Bài 2: Hướng dẫn sử dụng IP Phone

IP Phone là thiết bị phần cứng chuyên dụng để thực hiện cuộc gọi qua hệ thống VoIP. IP Phone có màn hình, các phím cứng, đèn báo BLF, và khả năng gán extension cố định.

1. Các chức năng cơ bản của IP Phone

Mặt sau điện thoại

Hình 1: Mặt sau điện thoại

1. Nguồn điện được cắm vào đây.
2. Dây LAN (dây có mạng).
3. Dây kết nối trực tiếp với máy tính của bạn.
4. Nơi bạn có thể cắm headphone.
5. Nơi cắm tay cầm điện thoại.

Mặt trước điện thoại

Hình 2: Mặt trước điện thoại

Trên màn hình điện thoại hiện tại có 4 ô chữ “History”, “Dir”, “DND”, “Menu” tương ứng với 4 phím đã khoanh tròn ở phía trên.

History

Hình 3: Mục 1-5 của history

Hình 4: Mục 6-9 của history

1. Missed Calls: hiển thị cuộc gọi nhỡ.
2. Received Calls: hiển thị cuộc gọi được nhận.
3. Dialed Calls: hiển thị cuộc gọi đã gọi.
4. Detail: hiển thị thông tin của người gọi.

Hình 5: Thông tin của người gọi

EDial: chỉnh sửa số trước khi gọi.

Dial: gọi cho chính số đó.

Information

Hình 6: Thông tin trong Information

Send Message

Hình 7:Giao diện gửi tin nhắn

Khi bạn nhắn tin mặc định sẽ bấm số trước chữ sau như hình “2aB”, để chỉnh sửa bạn chỉ cần bấm nút phía bên dưới chữ để đổi format của chữ.

Add to Blacklist

Thêm số vào blacklist thì số điện thoại này không gọi cho bạn được nữa. Khi số được thêm vào danh sách điện thoại của bạn chỉ hiện lên cuộc gọi nhỡ và sẽ không reo.

Để xem danh sách trong Blacklist bạn làm theo các bước: Dir 🡪 Blacklist

Delete

Xóa số mà bạn chọn.

Clear

Xóa tất cả.

Dir

Hình 8: Giao diện trong Dir

Hình 9: Giao diện trong Dir

Contact 

Hiện lên danh bạ có trong máy của bạn, bạn có thể thêm số vào danh bạ ở đây.

Groups

Ở trong đây sẽ có những danh mục và số lượng của 1 group nào đó. Bạn có thể cho 1 số nào đó vào group này hoặc có thể xóa nó.

1. Blacklist: Danh sách đen.
2. Cloud Phonebook: Cần phải có sự cho phép của admin để cấu hình.

Để định cấu hình danh bạ điện toán đám mây, cần nhập thông tin sau,

Tên danh bạ (phải)

URL danh bạ (phải)

Truy cập tên người dùng (tùy chọn)

Truy cập mật khẩu (tùy chọn)

1. LDAP
2. Speed Dial

Hình 10: Bạn có thể chọn Edit để thêm các số đặc biệt, mỗi số ở trên tương ứng với các số trên bàn phím

Broadsoft Directory 

• DND (Do not Distribute)
• Menu

Hình 11: Mục 1-5 trong Menu

Status

Hình 12: Status

Trong mục này ta coi được các thông số:

Mode: DHCP, Static Ip, Pppoe, ...

Ip: địa chỉ ip của máy đang sử dụng.

Software: phiên bản của điện thoại đang sử dụng.

Web Portal: mã QR để vào trang web của điện thoại.

More: mở thêm.

Hình 13: Bên trong mục "More"

Network: cung cấp cho bạn địa chỉ Mac, subnetmask, gateway, dns, ... của điện thoại.

Accounts: cho phép bạn xem được những tài khoản có trong điện thoại.

Phone: thông tin cơ bản của điện thoại.

Features

Hình 14:Mục 1-5 của Features

Call Forward: Thiết lập chuyển tiếp cuộc gọi.

Auto Answer: Thiết lập tự động trả lời.

Call Waiting: Mặc định được kích hoạt.

DND: Thiết lập chế độ không làm phiền.

Blocking Anonymous Call: khi bạn bật tính năng này thì mọi cuộc gọi từ người lạ sẽ bị chặn hết.

Ban Outgoing: sẽ cấm điện thoại của bạn gọi đi, chỉ được nhận cuộc gọi.

Hotline: khi bạn bật tính năng này, mục “Tel” sẽ là số bạn ưu tiên gọi đi, “Time” là thời gian khi bạn nhấc tai nghe lên thì điện thoại tự động chuyển tiếp đến số “Tel” mà bạn đã ưu tiên.

Dial Plan: bạn kích hoạt mục này, khi bạn nhập số chỉ cần bấm “#” thì cuộc gọi sẽ được gọi đi.

Mute: khi bạn bật tính năng này thì tất cả các số điện thoại khác sẽ không thể gọi đến bạn.

Settings

Hình 15: Các mục trong Basic Settings

Keyboard: nơi bạn có thể chỉnh những tiện ích của mình trên bàn phím.

DSS Key

Hình 16: Có tổng cộng 30 DSS key tương ứng với 30 mục tiện ích bạn muốn chọn

Hình 17: Ở bên phải có 6 nút tương ứng 6 mục mà bạn cài, nút khoanh tròn là nút chuyển tab, bao gồm 5 tab

• Desktop Long Pressed: 4 phím xung quanh chữ “OK”
• Softkey: 4 phím trên cùng của điện thoại.

Applications

Hình 18: Các applications bạn có thể sử dụng

SMS: đã giới thiệu phía trên.

Memo: lời nhắc, ghi chú bạn muốn ghi nhớ.

Voice Message: có thể chỉnh sửa số để khi bạn muốn nghe lại voice mail sẽ bấm số đó.

Reboot System: khi bạn muốn khởi động lại máy của mình thì chọn mục này.

Voice Mail

Hình 19: màn hình với icon bên trái là voice mail, bên phải là cuộc gọi bị nhỡ

Để nghe lại cuộc gọi bị nhỡ bạn cần: 

• Gọi 999 (các số 9 này sẽ dài bằng độ dài với số extension của bạn).
• Nhập mã pin (mã pin này sẽ do admin cấp).
• Bấm phím * sẽ được nghe lại cuộc gọi vừa bị bỏ lỡ.

Trong trường hợp bạn có hơn 2 cái voice mail, chỉ cần lặp lại các bước trên 1 lần nữa sẽ được nghe phần voice mail cũ hơn.

Conference (gọi nhóm)

Trong điều kiện nào đó, bạn muốn gọi nhiều người cùng 1 lúc để họp bạn thực hiện các bước sau:

Hình 20: Gọi cho 1 extension nào đó, sau đó chọn "Conf”

Hình 21: Nhập số mà  bạn muốn thêm vào

Hình 22: Nhấp vào nút màu đỏ để cả 3 có thể liên lạc với nhau.

Chuyển tiếp cuộc gọi

Hình 23 Khi gọi 1 ai đó, bạn chọn XFER

Hình 24: Nhập vào số điện thoại bạn muốn chuyển tiếp

Hình 25: Giao diện khi bạn đã nhập số chuyển tiếp

Delete để xóa một số vừa bấm.

XFER để chuyển đến số đã gọi, nếu như người được chuyển tiếp nhấc máy thì bạn sẽ thoát ra khỏi cuộc trò chuyện đó, 2 người kia vẫn nói được với nhau bình thường.

Dial bạn sẽ gọi đến số mà bạn vừa nhập, sau khi nói nếu muốn chuyển tiếp vẫn được, mọi việc diễn ra như XFER.

Hình 26: khi "Exit", mặc định người đối diện sẽ không nghe bạn nói gì cả. Hãy bấm "Resume" để tiếp tục cuộc gọi với người đó

Ngoài ra bạn có thể bấm phím trên bàn phím:

2. Một số lưu ý khi sử dụng

• Nếu IP Phone bị mất kết nối → khởi động lại hoặc liên hệ IT
• Không reset thiết bị nếu không hiểu rõ → có thể mất cấu hình
• Thường xuyên kiểm tra voicemail nếu có đèn báo nháy

Kết luận

IP Phone mang lại trải nghiệm gọi điện quen thuộc, ổn định và chuyên nghiệp tại văn phòng. Bạn sẽ có nhiều tính năng tiện lợi hơn điện thoại truyền thống, từ voicemail đến chuyển máy và hội nghị.