Bài 3: Hướng dẫn sử dụng Softphone

Softphone 3CX là phần mềm gọi điện chuyên dụng được cài trực tiếp trên máy tính (Windows), giúp bạn gọi/nhận cuộc gọi, chat nội bộ, truy cập voicemail và quản lý danh bạ… giống như trên IP Phone hoặc điện thoại.

1. Cài đặt softphone trên máy tính

Cách 1: Tải từ email cấu hình

1. Mở email bạn nhận từ 3CX
2. Click vào link: “Install 3CX Windows App”
3. Tải và cài đặt ứng dụng
4. Sau khi cài xong → nhấp vào file cấu hình đính kèm (.3cxconfig) trong email để tự động đăng nhập

Cách 2: Tải từ trang chủ 3CX

• Truy cập: https://www.3cx.com/user-manual/windows-softphone-app/
• Chọn: Windows Desktop App
• Cài đặt và nhập mã QR hoặc file cấu hình

Phần mềm hiện chỉ hỗ trợ Windows 10/11. Người dùng macOS nên dùng WebClient (trình duyệt).

Sau đó khi tạo xong được một Extensions ta sẽ send cấu hình về mail của client đó để kích hoạt được softphone trên window như sau:

Click vào Send Welcome Email vào từng user muốn sử dụng softphone. Sau khi click vào thì 3cx sẽ gửi một mail gồm cấu hình và mã QR để cho client có thể đăng nhập được:

Sau đó ta sẽ down file config về, run nó lên và sẽ ra được hình sau:

Các chức năng của softphone

Xem sự hiện diện của đồng nghiệp

Để gọi nhanh đồng nghiệp mà không cần nhớ số máy nhánh hoặc khi chuyển máy xem đồng nghiệp đó có available không, có thể nhận cuộc gọi không.

• Màu xanh: đang online
• Màu vàng: đang thực hiện cuộc gọi
• Màu đỏ: đang có cuộc gọi đến nhưng chưa nghe máy
• Màu cam (3801) không nhận cuộc gọi, khi có KH goi đến sẽ chuyển sang voicemail.

 Client có thể tùy chỉnh trạng thái hiện diện của bản thân, ở đây sẽ có 5 trạng thái:

• Available: luôn sẵn sàng chờ cuộc gọi
• Alway: có thể chờ cuộc gọi 
• Do Not Disturb: không làm phiền
• Lunch: giờ ăn trưa
• Bussiness Trip: đi công tác

Client có thể tự chỉnh chuyển tiếp cuộc gọi khi không bắt máy trong thời gian (...giây) qua: Voicemail (hộp thư thoại) / Extension khác / Số sim di động / Số điện thoại - Nick Skype / Group Ext khác hoặc báo bận.

Click vào mũi tên “>” ở trạng thái để tùy chỉnh. Sau khi click sẽ ra hình sau

Chủ động hiệu chỉnh nhận/chuyển tiếp cuộc gọi khi bận

Status: để lý do của trạng thái

Switch status back after: sau khi hết thời gian dự kiến thì trạng thái sẽ tự động trở về Available, phòng trường hợp quên chỉnh lại trạng thái

Forward to: khi không nhận được cuộc gọi thì sẽ tự động chuyển tiếp cuộc gọi về

Voicemail: hộp thư thoại

Extension: số máy nhánh của 1 bạn cùng phòng hoặc 1 extention chỉ định khác.

My mobile: chuyển cuộc gọi về số di động, số điện thoại khác

External Number or Skype ID: chuyển cuộc gọi về cuộc gọi skype

System extension:  Số nhóm của ext

Send Busy: báo bận

Danh bạ

• Danh sách KH chung của công ty, có danh bạ số điện thoại của KH cá nhân, danh bạ số ext đồng nghiệp
• Click vào biểu tượng danh bạ, bấm vào Gõ tên cần tìm hoặc gõ số, chọn và bấm Call.
• Trường hợp khác có thể copy pass số vào khung tìm để thực hiện cuộc gọi.
• Ở trên cái line dùng để thực hiện các cuộc gọi khác cùng một lúc nhưng khi gọi ở line này thì line khác sẽ giữ máy.

Lịch sử cuộc gọi: cuộc gọi ra, gọi vào, gọi nhỡ ….

Voicemail

• Chức năng hộp thư thoại cho phép nghe lại các tin nhắn thoại

Webmeeting

• Hội thảo video, ưu điểm có thể hội thảo cùng lúc 25 người, người tham gia không cần có tài khoản 3cx, chỉ cần dùng trình duyệt web chrome là có thể tham gia hội thảo video mà không cần cài bất cứ ứng dụng nào.
• Tính năng trong cuộc hôi thảo web:
• Mời thêm nhiều người tham gia bằng email:
• Copy link phòng hội thảo của bạn và gửi qua skype cho người bạn cần mời họp:
• Whiteboard: cho phép vẽ ý tưởng trong cuộc hội thảo để dễ trình bày với công cụ:
• Trong cuộc hôi thảo có thể tạo chủ đề để biểu quyết.

Hướng dẫn tạo một cuộc đàm thoại nhiều người (Confenerce)

Bước 1: Trên màn hình 3CX chọn Confenerce

Bước 2: Nhập tiêu đề cuộc gọi

Bước 3: Nhấp vào Search để thêm số điện thoại

Bước 4: Nhấp nut Start now để bắt đầu

Switchboard

• Extension quản lý có thể xem các cuộc gọi trong hệ thống, cúp cuộc gọi, lắng nghe, chen ngang, chuyển cuộc gọi hoặc thì thầm với 1 trong 2 người đàm thoại
• Chức năng dùng hỗ trợ cho kinh doanh mới trong trường hợp đang tư vấn khách hàng cần quyết định của người quản lý như giảm giá, 1 vấn đề tư vấn mà nhân viên mới chưa nắm được, người quản lý có thể nói cho nhân viên nghe mà khách hàng thì không nghe thấy.

Tính năng khác

• Transfer cuộc gọi
• Transfer thẳng, att.trans: transfer đợi người nhận bắt máy rồi mới cúp
• Conference
• Ghi âm lại cuộc thoại

Chuyển tiếp cuộc gọi từ Agent này tới Agent khác

Bước 1: Trên màn hình 3CX tiến hành cuộc gọi

Bước 2: Trong quá trình gọi nhấn nút Transfer để chuyển cuộc gọi đến cho Agent khác

Bước 3: Nhập hoặc chọn số điện thoại trong màn hình 3CX

Giao diện web CTI (deskphone)

Khái niệm CTI

CTI là viết tắt của Computer Telephony Integration, hay thường được sử dụng cho các hệ thống mà cho phép bạn điều khiển điện thoại với máy tính của bạn. Nó thường làm việc theo cả hai cách, có nghĩa là điện thoại có thể điều khiển máy tính và ngược lại.

Ưu điểm của CTI là gì?

Kết nối điện thoại với máy tính của bạn mang lại một số lợi thế. Một trong đó là bắt đầu cuộc gọi bằng cách click chuột trực tiếp từ một hệ thống CRM (Customer Relationship Management) hay từ một cơ sở dữ liệu. Mặt khác, người dùng có thể nhìn thấy cuộc gọi nhỡ trực tiếp trên màn hình của họ và có thể gọi trở lại chỉ với một cú nhấp chuột. Bên cạnh đó, chuyển giao và ghi âm cuộc gọi có thể được bắt đầu chỉ qua một cú nhấp chuột.

Khi chuyển softphone trên pac sang giao diện Deskphone (CTI): ext có thể gọi, thao tác trên softphone nhưng thoại trên IP Phone: => thao tác nhanh hơn, nghe bằng điện thoại khỏi sử dụng tai nghe mic gắn vào pc

Kết luận

Sử dụng 3CX Softphone trên máy tính là lựa chọn lý tưởng cho nhân viên văn phòng, đặc biệt khi làm việc tại nhà, làm việc nhóm, hoặc cần quản lý cuộc gọi linh hoạt. Bạn có thể tích hợp đầy đủ chức năng tổng đài ngay trong máy tính cá nhân.