Bài 10: Call Logs và Xuất dữ liệu

Call Log (nhật ký cuộc gọi) là nơi lưu trữ tất cả thông tin cuộc gọi đã diễn ra trong hệ thống tổng đài 3CX. Việc tra cứu và xuất dữ liệu nhật ký cuộc gọi giúp doanh nghiệp:

• Kiểm tra lịch sử liên lạc với khách hàng
• Giải quyết các tranh chấp, khiếu nại
• Phân tích hoạt động tổng đài theo thời gian thực

1. Truy cập Call Log

Từ giao diện quản trị: Reporting > Call Logs

Hoặc từ tài khoản người dùng qua Webclient > Call History

2. Thông tin hiển thị trong Call Log

Bạn có thể sắp xếp và lọc theo từng cột để dễ tìm kiếm.

3. Lọc cuộc gọi theo tiêu chí

Ở phần trên cùng Call Logs, bạn có thể lọc:

• Theo thời gian: Ngày / Tuần / Khoảng ngày
• Theo Extension
• Theo loại cuộc gọi: Đến, đi, nội bộ
• Theo trạng thái: Missed / Answered / Failed

4. Xuất dữ liệu Call Logs

Để trích xuất thông tin phục vụ báo cáo hoặc lưu trữ:

• Chọn khoảng thời gian
• Lọc theo tiêu chí mong muốn
• Nhấn Export > CSV hoặc Excel

Tệp xuất ra có thể dùng để:

• Phân tích bằng Excel / Google Sheets
• Lưu trữ lịch sử giao tiếp theo khách hàng
• Kết hợp với CRM hoặc phần mềm phân tích khác

5. Lưu ý bảo mật và phân quyền

• Không nên cấp quyền truy cập Call Logs cho tất cả người dùng
• Hạn chế xuất dữ liệu nhạy cảm nếu không có sự chấp thuận quản lý
• Chỉ quản trị viên hoặc trưởng bộ phận mới nên thao tác với các bản ghi và nhật ký đầy đủ

Kết luận

Quản lý nhật ký cuộc gọi và xuất dữ liệu là công cụ thiết yếu để kiểm soát và đánh giá hoạt động tổng đài trong 3CX. Việc tận dụng hiệu quả Call Logs sẽ giúp bạn nắm bắt được luồng liên lạc của doanh nghiệp, nâng cao chất lượng dịch vụ và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.