Bài 1: Cấu hình Extension

Extension (số máy nhánh) là thành phần cốt lõi trong hệ thống tổng đài 3CX. Mỗi nhân viên hoặc thiết bị sẽ được cấp một số extension riêng để thực hiện và nhận cuộc gọi nội bộ hoặc bên ngoài.

1. Tạo mới Extension trong 3CX

Bước 1: Truy cập mục Extensions

Từ giao diện Dashboard, vào Users > + Add để tạo người dùng mới (User/Extension).

Bước 2: Nhập thông tin cơ bản

• First Name / Last Name: Tên người dùng
• Email: Dùng để gửi thông tin đăng nhập & cấu hình
• Extension Number: Mã nội bộ (VD: 101, 102…)

Extension nên đặt theo logic phòng ban: 1xx cho Sales, 2xx cho Kỹ thuật, ...

Email phải đúng để người dùng nhận cấu hình QR

Hệ thống sẽ tự động tạo:

• Thông tin tài khoản người dùng
• QR Code để đăng nhập trên app
• File cấu hình cho IP Phone

2. Cấu hình chi tiết Extension

Sau khi tạo, click vào extension để thiết lập các tùy chọn:

a. Voicemail (Hộp thư thoại)

• Kích hoạt hoặc tắt
• Gửi bản ghi voicemail về email
• Thiết lập PIN để truy cập voicemail từ điện thoại

b. Status & Call Forwarding (Trạng thái & chuyển hướng cuộc gọi)

Bạn có thể cấu hình khác nhau cho từng trạng thái:

Với mỗi trạng thái, có thể:

• Chuyển hướng cuộc gọi không trả lời (No answer)
• Chuyển khi máy bận (Busy)
• Chuyển luôn (Always)
• Ring my mobile simultaneously: đồng thời đổ chuông trên số di động

c. Phone Provisioning (Cấu hình thiết bị điện thoại)

Gán IP Phone cho Extension:

• Chọn model, MAC Address, VLAN
• Tải file cấu hình tự động

d. BLF (Busy Lamp Field)

BLF chỉ áp dụng với các dòng IP Phone hỗ trợ (Fanvil, Yealink...)

• Thiết lập đèn báo bận trên điện thoại IP
• Gán phím tắt nhanh để giám sát trạng thái người khác hoặc gọi nhanh

e. Hot Desking

Cho phép người dùng đăng nhập nhanh vào bất kỳ điện thoại IP nào để dùng số máy nhánh của mình.

• Kích hoạt trên từng Extension
• Cấu hình mã đăng nhập (77)

Xem chi tiết

Kết luận

Cấu hình Extension là bước nền tảng để triển khai hệ thống tổng đài 3CX cho doanh nghiệp. Việc tùy chỉnh voicemail, chuyển tiếp, thiết bị và BLF giúp tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và linh hoạt khi làm việc từ xa.