Bài 15: Thiết lập Hotdesking

Hotdesking là tính năng cho phép nhiều người dùng dùng chung một điện thoại IP, bằng cách đăng nhập - đăng xuất profile của họ lên thiết bị khi cần. Đây là giải pháp lý tưởng cho:

• Doanh nghiệp có nhân sự làm theo ca
• Văn phòng chia sẻ chỗ ngồi (coworking)
• Nhân viên không cố định vị trí ngồi

1. Cách hoạt động của Hotdesking

• Mỗi điện thoại IP được cấu hình ở chế độ "hotdesking"
• Người dùng dùng mã quay số để đăng nhập extension cá nhân vào thiết bị
• Khi kết thúc ca làm việc → đăng xuất để người khác sử dụng

2. Kích hoạt Hotdesking cho thiết bị

Bước 1: Cấu hình trong giao diện quản trị

Vào: Phones > Chọn thiết bị > Edit

Bước 2: Bật chế độ Hotdesking

• Chọn “This device is Hotdesking capable”
• Gán số máy mặc định (hoặc để trống)

Lúc này điện thoại sẽ không gán cố định cho extension nào cả.

3. Người dùng đăng nhập vào điện thoại

Dùng mã quay số (Dial Code):

• Đăng nhập: Bấm: *77[Extension] → VD: *77102 → đăng nhập extension 102 vào thiết bị
• Đăng xuất: Bấm: *78 → đăng xuất khỏi thiết bị

4. Hạn chế và lưu ý

• Một thiết bị chỉ đăng nhập 1 người tại 1 thời điểm
• Sau khi đăng nhập, thiết bị sẽ sử dụng danh bạ, voicemail, cài đặt… của extension đó
• Chỉ hỗ trợ với một số dòng IP Phone được 3CX approve (Fanvil, Yealink, Snom…)

Bạn nên gán mỗi ca làm việc một extension riêng thay vì dùng chung

Kết luận

Hotdesking giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí phần cứng và linh hoạt trong môi trường làm việc thay đổi liên tục. Việc thiết lập đơn giản, nhưng mang lại hiệu quả lớn nếu được kết hợp với ca trực, nhân sự thời vụ hoặc văn phòng chia sẻ.