Bài 3: Cấu hình Inbound Rules

Inbound Rules trong 3CX giúp bạn xác định cách hệ thống xử lý các cuộc gọi đến, bao gồm theo số điện thoại đích (DID/DDI) và số người gọi (Caller ID). Thiết lập đúng Inbound Rule giúp định tuyến cuộc gọi chính xác đến người nhận phù hợp như phòng ban, IVR hoặc lễ tân.

1. Cài đặt Inbound Rule theo số DID

Bước 1: Truy cập menu

Từ giao diện quản trị, vào Inbound Rules > + Add DID Rule

Bước 2: Nhập thông tin rule

• Rule Name: Đặt tên mô tả (VD: Gọi tới Sales Hà Nội)

• DID/DDI: Nhập số máy nhánh được nhà cung cấp cấp phát (VD: 02473001234)

Bước 3: Chọn điểm đến cho cuộc gọi

Tùy thuộc vào mục đích, bạn chọn:

• Extension cụ thể (VD: 101 - lễ tân)

• Ring Group (gọi đồng thời nhiều máy)

• Queue (hàng đợi cuộc gọi)

• Digital Receptionist (IVR)

2. Cài đặt Rule theo Caller ID

Tình huống: Bạn muốn ưu tiên khách VIP hoặc định tuyến cuộc gọi nội bộ từ chi nhánh khác.

Bước 1: Vào Inbound Rules > + Add CID Rule

Bước 2: Cấu hình

• Rule Name: VD: Khách hàng VIP - ACB

• Caller ID: Nhập số điện thoại cần nhận diện (VD: 0989123456)

Bước 3: Chọn điểm đến

• Có thể trỏ thẳng đến Extension cá nhân phụ trách khách hàng

• Hoặc cho vào Queue ưu tiên

3. Quản lý và chỉnh sửa Inbound Rules

Tại danh sách Inbound Rules, bạn có thể:

• Nhấn vào từng rule để chỉnh sửa

• Sắp xếp lại thứ tự ưu tiên Move Up / Move Down (quan trọng khi có nhiều rule trùng khớp) 

• Xoá rule không còn dùng

4. Mẹo thiết lập hiệu quả

• Ưu tiên rule theo Caller ID đặt trước rule chung theo DID

• Gộp nhiều DID dùng chung rule nếu cần

• Dùng tên rule rõ ràng: “IVR-BanHang-HCM”, “VIP-MrNam”, “Test-IT”

Kết luận

Cài đặt Inbound Rules đúng cách giúp hệ thống 3CX hoạt động mạch lạc, khách hàng được kết nối tới đúng người phụ trách, giảm nhầm lẫn, tăng hiệu quả phản hồi. Kết hợp cả DID và Caller ID mang lại khả năng định tuyến cuộc gọi cực kỳ linh hoạt.