Bài 8: Ghi âm cuộc gọi

Ghi âm cuộc gọi là chức năng quan trọng trong hệ thống tổng đài 3CX, giúp doanh nghiệp:

• Theo dõi chất lượng cuộc gọi
• Kiểm tra thông tin tranh chấp
• Đào tạo nhân viên CSKH/bán hàng
• Lưu trữ theo yêu cầu pháp lý hoặc nội bộ

1. Kích hoạt ghi âm trong Extension

Trước tiên, bạn cần đảm bảo Extension có bật ghi âm:

Truy cập Users > Chọn Extension > Options > Call Recording

Chọn chế độ ghi âm:

Always: Luôn ghi âm

Never: Không ghi âm

Optional: Ghi nếu người dùng bật/tắt thủ công

Outbound Only / Inbound Only

2. Truy cập danh sách bản ghi âm

Từ giao diện chính, vào: Reporting > Recordings

Tại đây bạn có thể:

• Tìm theo ngày, số gọi, extension
• Nghe trực tiếp (Play)
• Tải về (Download)
• Xóa bản ghi (Delete)
• Nén bản ghi thành file ZIP

3. Cấu hình vị trí lưu trữ ghi âm

Mặc định, các bản ghi âm sẽ được lưu trên máy chủ 3CX tại đường dẫn nội bộ. Bạn có thể tùy chọn lưu vào các nền tảng bên ngoài:

Tùy chọn lưu trữ:

• Google Drive
• FTP / SFTP
• SMB (chia sẻ mạng nội bộ)

Vào: Reporting > Recordings > Location

4. Lên lịch tự động lưu trữ và xóa

Vào: Reporting > Recordings > Quota

• Tự động nén và di chuyển bản ghi cũ (VD: >30 ngày)
• Xóa sau thời gian nhất định (để tiết kiệm dung lượng)

Thiết lập tại: Settings > Retention

Lưu ý: Ghi âm cuộc gọi có thể liên quan đến quy định pháp lý tại quốc gia của bạn - hãy thông báo trước cho người nghe nếu cần.

5. Quản lý phân quyền người nghe bản ghi

Không phải ai cũng nên truy cập mọi bản ghi. Bạn có thể:

• Chỉ định ai có quyền nghe bản ghi từ Webclient
• Giới hạn theo Extension hoặc nhóm quyền
• Phân quyền từ mục Users > Rights

Kết luận

Ghi âm cuộc gọi là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp cải thiện dịch vụ khách hàng, bảo vệ quyền lợi và đào tạo nhân viên. Việc lưu trữ hợp lý và phân quyền truy cập sẽ giúp đảm bảo bảo mật và hiệu quả vận hành.