Bài 5: Cấu hình Ring Group

Trong hệ thống tổng đài 3CX, hai chức năng thường dùng để tăng tính linh hoạt trong điều phối cuộc gọi nội bộ là:

• Ring Group: Gọi đồng thời đến nhiều máy nhánh
  
• Paging (Gọi thông báo): Phát lời thoại một chiều qua loa các điện thoại nội bộ
  

1. Cấu hình Ring Group

Ring Group là gì?

Là một nhóm các máy nhánh sẽ đổ chuông cùng lúc hoặc theo thứ tự khi có cuộc gọi đến một số duy nhất. Thường dùng cho:

• Lễ tân nhiều ca trực
  
• Bộ phận chăm sóc khách hàng
  
• Nhóm hỗ trợ kỹ thuật
  

Bước 1: Tạo Ring Group

Từ giao diện quản trị, vào:
Call Routing > Ring Groups > + Add

Bước 2: Cấu hình cơ bản

• Name: Đặt tên nhóm (VD: LeTan, CSKH)
  
• Extension Number: Số máy nội bộ của nhóm (VD: 700)
  
• Ring Strategy:
  
  • Ring All: Gọi tất cả cùng lúc
    
  • Prioritized Hunt: Gọi theo thứ tự
    
  • Cyclic: Gọi xoay vòng theo lần trước
    

Bước 3: Gán thành viên

• Chọn các Extension cần thêm vào nhóm
  
• Có thể kéo sắp xếp thứ tự (áp dụng nếu dùng chế độ ưu tiên)
  

Bước 4: Tùy chọn nâng cao

• Destination if no answer: Nếu không ai bắt máy → chuyển hướng sang:
  
  • Voicemail
    
  • Queue
    
  • Extension khác
    
• Play Music on Hold: Chọn nhạc chờ khi đổ chuông
  

2. Cấu hình Paging - Gọi loa nội bộ một chiều

Paging là gì?

Tính năng dùng để gọi thông báo một chiều đến một hoặc nhiều máy nhánh (thường qua loa ngoài của IP Phone).

Ứng dụng:

• Gọi tổng vệ sinh, kêu nhóm họp
  
• Phát thông báo nội bộ khẩn cấp
  
• Gọi nhóm kỹ thuật hoặc bảo trì
  

Bước 1: Tạo nhóm Paging

Vào:
Ring Group > Paging > + Add Paging

Bước 2: Cấu hình

• Name: VD: PhongKyThuat, BaoTri
  
• Extension: Gán số máy nội bộ cho nhóm (VD: 800)
  
• Type:
  
  • Paging: Gọi loa một chiều
    
  • Intercom: Hai chiều (trò chuyện)
    
• Members: Chọn các extension sẽ nhận thông báo
  

Bước 3: Sử dụng

Người dùng chỉ cần quay số Paging Group (VD: 800) → nói → âm thanh phát qua loa ngoài các máy thành viên.

3. Mẹo sử dụng hiệu quả

• Đặt số Extension dễ nhớ cho nhóm (700–799)
  
• Chỉ định Paging cho các phòng có điện thoại hỗ trợ loa ngoài
  
• Nên kiểm tra âm lượng loa trước khi dùng Paging thực tế
  
• Có thể tạo nhiều nhóm cho từng phòng ban: “Kế Toán”, “Bảo Trì”, “Hành Chính”…
  

Kết luận

Cấu hình Ring Group và Paging giúp hệ thống tổng đài 3CX trở nên linh hoạt hơn trong vận hành nội bộ. Dù là điều phối cuộc gọi khách hàng hay phát thông báo nội bộ, các tính năng này đều rất cần thiết và dễ sử dụng.